Während ländliche Banken genau die gleichen Funktionen wie ihre städtischen und vorstädtischen Pendants erfüllen können, sind ländliche Banken aufgrund ihres geringen Personals besonderen Risiken ausgesetzt, da ihre Budgets für die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Kontrollen möglicherweise begrenzt sind. Wirtschaftsprüfer prüfen ländliche Banken mit denselben Programmen, die sie für jede andere Bank tun würden, achten jedoch besonders auf Bereiche mit höherem Risiko.
Doppelte Kontrolle
Die duale Kontrolle erfordert, dass zwei Bankangestellte den Zugang zu einem Tresor gemeinsam nutzen, wobei jeder Mitarbeiter über unterschiedliche Zugangsmöglichkeiten verfügt. Ohne beide Mitarbeiter kann der Tresor nicht geöffnet werden. Da ländliche Banken möglicherweise nicht über ausreichendes Personal verfügen, um eine wirksame duale Kontrolle zu gewährleisten, können die Zugangsmittel wie Schlüssel und Kombinationen gemeinsam genutzt werden oder die Mitarbeiter können mit ungesicherten Vermögenswerten allein gelassen werden. Auditoren verwenden die Schlüssel- und Kombinationsprotokolle der Bank, um sicherzustellen, dass nur befugtes Personal über Schlüssel verfügt und eine angemessene Sicherung vorhanden ist, wenn ein Schlüssel- oder Kombinationsinhaber sich krank gemeldet hat. Beide Mitarbeiter mit Doppelkontrolle sollten anwesend sein, solange der Tresor für alle Transaktionen zur Verfügung steht.
Einzige Kontrolle
Ländliche Banken können sich auf die alleinige Kontrolle über bestimmte Vermögenswerte wie den Kassentresor, die Schecks, die Sparschuldverschreibungen und die Zahlungsanweisungen von Banken verlassen. Die alleinige Kontrolle erfordert, dass nur eine Person berechtigt ist, auf die von ihm kontrollierten Vermögenswerte zuzugreifen. Wenn dieser Mitarbeiter nicht anwesend ist, sollte kein anderer Mitarbeiter Zugang erhalten. Die alleinige Kontrolle kann während der Urlaubszeit übergeben werden, jedoch nur nach vollständiger Bestandszählung und Dokumentation der Kontrolländerung.
Auditoren vergleichen die Ausfalltage von Mitarbeitern mit alleiniger Kontrollverantwortung mit Protokollen, die den Zugriff auf Vermögenswerte unter alleiniger Kontrolle zeigen. Sie stellen sicher, dass niemand anderes ohne eine dokumentierte Kontrolländerung auf die Assets zugegriffen hat.
Aufgabentrennung
Aufgrund der geringen Mitarbeiterzahl kann ein Mitarbeiter einer ländlichen Bank widersprüchliche Aufgaben erfüllen, z. B. die Vorbereitung von Kredit- oder Lastschriftbelegen und das Abhalten von Kundenaussagen. Einträge können auf Kundenkonten vorgenommen werden und bleiben unerkannt, da Kunden ihre Kontoauszüge nicht erhalten. Jede Bank sollte eine Matrix unterhalten, die jeden Mitarbeiter sowie das System und manuelle Aktivitäten auflistet, um zu zeigen, dass die Aufgaben effektiv voneinander getrennt sind. Wenn die Bank keine Matrix hat, sollte sie auf eine wirksame Aufgabentrennung vorbereitet und geprüft werden.
Urlaub
Das Büro des Rechnungsprüfers der Währung empfiehlt, dass Mitarbeiter in sensiblen Positionen wie Kreditgeber oder Tresorpersonal im Laufe des Jahres mindestens zwei Wochen hintereinander Urlaub machen. Ländliche Banken können diesen Standard aufgrund kleiner Mitarbeiter möglicherweise nicht einhalten. Wenn eine obligatorische Urlaubsrichtlinie nicht durchgesetzt wird, sollten die Prüfer kompensierende Kontrollen ermitteln und testen, einschließlich Überraschungsgeld und Anzahl der Vermögenswerte.
Schlösser und Alarmcodes
Durch das Ändern von Sperren und Alarmcodes wird sichergestellt, dass Unbefugte keinen Zugang zum Inneren der Bank haben. Außensperren und Alarmcodes sollten geändert werden, wenn ein Mitarbeiter mit einem Schlüssel oder Code ausgelöst wird, zurücktritt oder entlassen wird.Ländliche Banken verfügen möglicherweise über begrenzte Budgets und entscheiden sich dafür, Sperren nach Beendigung nicht zu ändern. Die Prüfer sollten ihre Prüfverfahren erweitern, um alle Personalabbrüche nach jeder Prüfung zu überprüfen, und die Hinterlegungsdaten mit den Schlosserrechnungen und Änderungen im Alarmsystem vergleichen.
