Der Schlüssel zum Erstellen strenger Verfahren und Richtlinien besteht darin, die Dokumente starr genug zu machen, um die Regeln der Organisation zu dokumentieren, aber flexibel genug, um leicht befolgt werden zu können, meist ohne Abweichungen, da Sie jeden kleinen Schritt von Ihrem geplanten Weg dokumentieren müssen. Möglicherweise hören Sie in vielen Organisationen Verfahren und Richtlinien, die als SOPs (Standard Operating Procedures) bezeichnet werden. Diese Dokumente bilden das Rückgrat einer Organisation. Wenn Sie sie also gut schreiben, wird das Unternehmen auf dem richtigen Weg bleiben und sicherstellen, dass die Standardverfahren von allen Mitarbeitern auf die gleiche Weise durchgeführt werden. Wenn Sie in einer regulierten Branche arbeiten, beispielsweise in Pharma- oder Biotechnologieunternehmen, sind starke SOPs für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da die Food and Drug Administration diese Dokumente bei jeder Prüfung zuerst überprüft.
Erstellen Sie einen Überblick über alle Verfahren und Richtlinien, die Ihre Organisation benötigt. Durch das Erstellen einer kurzen Beschreibung der Verfahren und Richtlinien können Sie das Schreiben leichter organisieren. Das Gruppieren der Richtlinien und Verfahren nach Abteilungen kann Ihnen dabei helfen, Ihre Gedanken zu ordnen. Organisieren Sie die Gliederung mit den wichtigsten Dokumenten am Anfang, damit Sie die Erstellung der SOPs priorisieren können. Immerhin muss man irgendwo anfangen und mit den wichtigsten Mitteln beginnen, dass diese zumindest getan werden. Möglicherweise müssen Sie diese ersten Dokumente erneut anzeigen, nachdem die unterstützenden SOPS geschrieben wurden. Es ist unerlässlich, dass SOPS nicht miteinander in Konflikt stehen.
Unterteilen Sie die einzelnen Verfahren und Richtlinien in die einzelnen Aufgaben, die zum Ausfüllen der einzelnen Dokumente erforderlich sind. Fügen Sie in Ihrer Gliederung Unteraufgaben für jedes Dokument hinzu, damit die Schritte klar, logisch und in der richtigen Reihenfolge sind. Auf diese Weise schreiben sich die Dokumente fast von selbst. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie nur die breitesten Schritte hinzufügen. Wenn Sie Ihre SOPS zu detailliert schreiben, besteht die Möglichkeit, dass Abweichungen auftreten. Keine gute Sache
Befragen Sie die Mitarbeiter, die die Aufgaben erledigen. Übersehen Sie nicht den wertvollen Input der Mitarbeiter, die gerade die Aufgaben erledigen. Die SOPs sollten dokumentieren, wie die Dinge gemacht werden, und dies sind die Kenner des Wissens. Bitten Sie also die Mitarbeiter und nicht die Manager, einige Dokumententwürfe zu erstellen. Sie können immer von einem technischen Autor verstärkt werden.
Füllen Sie Ihre Gliederung mit detaillierteren Verfahren für Ihre Mitarbeiter aus. Es ist empfehlenswert, beim Schreiben von Richtlinien und Verfahren einfach zu bleiben. Es ist auch allgemein anerkannt, in der fünften Klasse in den USA zu schreiben. Dies bedeutet, dass ein fünfter Schüler jedes Wort lesen und verstehen kann.
Legen Sie fest, wer die Verfahren und Richtlinien unterschreiben wird. Die Abmeldung sollte einige hochrangige Namen enthalten, damit die Chefs wissen, wie die Dinge gemacht werden. Einige Organisationen führen alle Richtlinien und Verfahren durch die Personalabteilung oder ihre Rechtsabteilung durch, um sicherzustellen, dass keine Gesetze verletzt werden.
Rufen Sie ein Review-Meeting an, um alle Unterzeichner in einem Raum zusammenzufassen und die Richtlinien zu besprechen. Wenn es möglich ist, alle Parteien in einem Raum zu einer Diskussion über eine bestimmte Richtlinie zusammenzubringen, wird das Dokument in einem viel schnelleren Tempo vorangebracht, als es herumzureißen und um Kommentare zu bitten. Wenn Sie die Dinge wirklich beschleunigen möchten, setzen Sie sich das Ziel, die SOP am Ende des Meetings abzumelden.
Unterschreiben, Datum, Versionskontrolle und Verbreitung der abgeschlossenen Verfahren und Richtlinien. Geben Sie jedem Mitarbeiter ein Mitarbeiterhandbuch, das bei Bedarf mit den überarbeiteten Dokumenten aktualisiert werden kann. Erstellen Sie in der Tat eine Richtlinie und ein Verfahren für die Handhabung der Notizbücher, einschließlich der regelmäßigen Überprüfung der Mitarbeiterhandbücher, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind.
Überprüfen Sie die vorhandenen genehmigten SOPs nach einem Zeitplan. Jede SOP sollte entweder jährlich oder mindestens alle zwei Jahre überprüft werden, um sicherzustellen, dass sich die Praktiken und Richtlinien nicht geändert haben. Stellen Sie sicher, dass Sie neue Unterschriften und Datumsangaben erhalten, so dass bei einer Prüfung eine klare Papierführung der zurückliegenden Versionen vorhanden ist.
Tipps
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Standardverfahren werden von kleinen Unternehmen oft übersehen, sie sind jedoch für die Sicherstellung der Gesundheit des Unternehmens unerlässlich.
