Mitarbeiter an der Rezeption sind in der Regel die ersten, die Sie beim Betreten eines Büros sehen, was sie zu einer wichtigen Vertretung der Unternehmen, für die sie arbeiten, und der anderen Mitarbeiter des Büros macht. Die Beobachtung von Geschäftsetiketten ist ein wesentlicher Teil der Arbeit eines Empfangsmitarbeiters, aber die unterschiedlichen und wechselnden Meinungen über das, was ein gutes Benehmen ausmacht, machen es einem Empfangsmitarbeiter oder Vorgesetzten schwierig, das richtige Verhalten zu bestimmen.
Bedeutung
Die Bedeutung eines Empfangsmitarbeiters als Person, die Anrufern und Besuchern einen ersten Eindruck vermittelt, ist schwer zu überschätzen. Ein Empfangspersonal mit schlechten Manieren gibt vor einem Meeting einen negativen Ton an und schafft es nicht, potenzielle Kunden zu vertrauen. Auf der anderen Seite vermittelt ein Rezeptionist, der die Geschäftsetikette beachtet, ein ausgeprägtes Gefühl von Professionalität und Effizienz. Dies stärkt nicht nur das Image des Unternehmens für Außenstehende, sondern vermittelt auch das Gefühl, dass das Büro ein professioneller Arbeitsplatz ist.
Typen
Die Rezeptionisten repräsentieren ihre Arbeitgeber auf verschiedene Weise. Das Beantworten von Anrufen und Begrüßung von Besuchern sind zwei der häufigsten Aufgaben für die Empfangsmitarbeiter, und beide erfordern eine angemessene Etikette. Die Unternehmensrichtlinien erfordern möglicherweise, dass die Empfangsmitarbeiter ein vorbestimmtes Telefonskript verwenden, wenn sie Anrufe empfangen und verschiedene Arten von Kunden kontaktieren. In anderen Fällen können die Empfangsmitarbeiter nach eigenem Ermessen jede Interaktion mit einem anderen, wenn auch angemessenen Maß an Formalität und Professionalität behandeln. Personen, die im Büro arbeiten, geben manchmal zusätzliche Regeln an eine Empfangsdame weiter, beispielsweise wann und wie die Empfangsdame sie kontaktieren kann.
Ausbildung
Während in einigen Büros die Rezeptionisten ein Abitur oder einen Hochschulabschluss haben müssen, findet ein großer Teil der Schulung der Rezeptionisten statt. Die Rezeptionisten arbeiten möglicherweise in einem Büro mit einer Position, für die keine Interaktion erforderlich ist, beispielsweise ein Dateneingabe-Job oder ein Büroassistent. Durch Beachtung der Unternehmensrichtlinien und des Verhaltens der Rezeptionisten können neue Mitarbeiter für eine erstmalige Position als Rezeptionistin qualifiziert werden, wodurch Erfahrungen gesammelt werden, die bei der Verfolgung anderer Rezeptionistenjobs nützlich sein können.
Überlegungen
Jede Branche und jedes Büro hat eigene Regeln für die Etikette einer Empfangsdame. Einige Büros erfordern eine formelle Kleidung und Rede. Andere erzwingen eine ungezwungenere Form der Etikette, damit sich die Kunden entspannt und willkommen fühlen. Die Kommunikation zwischen einem neuen Empfangsmitarbeiter und einem Vorgesetzten ist wichtig, damit jeder weiß, was erwartet wird. Wenn Sie an der Rezeption für eine bestimmte Situation unsicher sind, entschuldigen Sie sich höflich und fragen Sie einen Vorgesetzten oder einen leitenden Rezeptionisten, wie Sie darauf reagieren sollen.
Tipps
Obwohl jedes Büro anders ist, können die Rezeptionisten von den gleichen Tipps profitieren. Multitasking ist für eine gute Arbeitsleistung unerlässlich, aber wenn jemand das Büro betritt, ist es wichtig, dass er ihr die volle Aufmerksamkeit widmet. Dies bedeutet, Anrufe in die Warteschleife zu setzen oder schnell abzuschließen, Papiere abzulegen und direkten Blickkontakt zu haben. Der Arbeitsbereich eines Empfangsmitarbeiters sollte frei von Auffälligkeiten sein, um ein professionelleres Auftreten zu zeigen und es einfacher zu machen, einfache Aufgaben wie das Finden von Informationen und das Ausfüllen eines Formulars mit jemandem zu erledigen. Wenn Sie jemanden in ein Büro führen, sollte die Rezeptionistin stets die Führung übernehmen, um sicherzustellen, dass der Gast seine Anwesenheit erlaubt, und um ihm die Peinlichkeit zu ersparen, nicht zu wissen, wohin er gehen soll.
