Egal, ob es sich um eine Mitarbeiterversammlung handelt oder an der Manager, Mitarbeiter, CEOs und Investoren beteiligt sind, jemand muss anwesend sein, um die Besprechung aufzuzeichnen und die Informationen mit anderen zu teilen, die nicht anwesend waren. Und da die Erinnerungen kurz sein können, erinnern die Sitzungsprotokolle auch an die Anwesenden an die besprochenen Themen, die getroffenen Entscheidungen und die Aktionen, die die Menschen ergreifen sollen. Da das Protokoll als Leitfaden für zukünftige Geschäfte dient, ist es wichtig, organisiert zu sein und die richtigen Informationen einzubeziehen. Das beginnt mit zuverlässigen Werkzeugen.
Wählen Sie Ihre Werkzeuge
Wählen Sie bei der Auswahl der Tools die Werkzeuge aus, die für Sie am besten geeignet sind. So können Sie immer auf dem Laufenden bleiben und sich zusammenhängende Notizen machen. Für manche Leute ist das ein Laptop oder ein Tablet-Computer; Für andere ist es ein Notizbuch und ein Stift. Wenn Sie ein Aufnahmegerät wie einen Diktiergerät oder ein Smartphone mit einer Aufnahme-App verwenden, können Sie das Meeting später auch überprüfen. Wenn Sie ein Smartphone, Tablet oder einen Computer verwenden, deaktivieren Sie alle Sounds, Spiele oder Social-Media-Anwendungen, damit Sie während des Meetings nicht gestört werden. Mit diesen Tools können Sie sich schneller Notizen machen. Sie sollten jedoch immer ein Notizbuch und einige Stifte oder Stifte als Backup zur Hand haben.
Verwenden Sie eine Vorlage
Durch das Entwickeln einer Vorlage können Sie Zeit sparen, da Sie während des Meetings keine wertvollen Momente verbringen und die behandelten Themen ausschreiben müssen. Computerprogramme, einschließlich Microsoft Office, bieten Vorlagen für geschäftliche Besprechungen, die Sie verwenden können - oder Sie können Ihr eigenes leeres Dokument mit der Agenda erstellen, die Sie vor dem Meeting erhalten. Diese Vorlagen enthalten normalerweise Abschnitte, die "Teilnehmer", "Aktionselemente", "Neugeschäft" usw. enthalten. Erkundigen Sie sich jedoch bei Ihrem Arbeitgeber, ob weitere Elemente erforderlich sind, wie z. B. die Namen der teilnehmenden Aktionäre und die Namen von Gäste und der Ort des Treffens. Erstellen Sie oben in jedem Abschnitt ein kleines Kästchen mit dem Wort "Time" (Zeit), damit Sie die Zeit des Abschnitts aufschreiben können. Speichern Sie die Vorlage auf einem Computer in Word oder einem anderen bearbeitbaren Format, wobei in jedem Abschnitt einige Leerzeichen verbleiben. Wenn Sie eine Vorlage zum Drucken erstellen und dann manuell ausfüllen, lassen Sie in jedem Abschnitt ausreichend Platz. Wenn Sie schnell Notizen schreiben, schreiben Sie oft größer und nehmen mehr Platz in Anspruch, als wenn Sie mehr Zeit hätten.
Was ist zu berücksichtigen und was muss weggelassen werden
Der Zweck eines Protokolls bei einem Meeting besteht nicht darin, alles aufzuzeichnen, was die Leute diskutieren, sondern stattdessen, um die Ereignisse zu protokollieren, schlägt "Roberts Rules of Order" vor, ein kurzes Buch, in dem beschrieben wird, wie man mit parlamentarischen Versammlungen umgeht. Dieses Buch wird häufig von gemeinnützigen Organisationen und Unternehmen als Leitfaden für die Durchführung von Meetings verwendet. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit in Form von Besprechungsnotizen, indem Sie beispielsweise jedes Argument aufschreiben, das jemand für oder gegen eine bestimmte geschäftliche Maßnahme vorgebracht hat. Wenn jemand einen Antrag stellt, notieren Sie sich beispielsweise den genauen Wortlaut des Antrags, wer ihn gemacht hat, und das Endergebnis der Abstimmung. Sie müssen jedoch nicht alle Kommentare für oder gegen den Antrag aufschreiben. Wenn jemand einen Bericht erstellt, notieren Sie sich, wer den Bericht erstellt hat, den Namen des Berichts, eine kurze Zusammenfassung des Berichts und die durchgeführten Maßnahmen. Und da Sie "Minuten" nehmen, schreiben Sie auch die Zeit, zu der die Entscheidung getroffen wurde, sowie die Zeit, zu der die Leute anfingen, über den Gegenstand zu diskutieren.
Eine Kurzschrift entwickeln
Auch wenn Sie nicht jedes einzelne Ereignis aufschreiben, kann es vorkommen, dass die Aktion in der Besprechung schneller verläuft, als Sie mithalten können. Wenn dies geschieht, verwenden Sie Ihre eigene Kurzschrift. Beispielsweise können Sie Abkürzungen für gängige Geschäftswörter verwenden, z. B. "mgmt" für das Management oder "prod" für Produkt oder Produktivität. Verwenden Sie Initialen für Personen, die an dem Meeting beteiligt sind, wie z. B. "JS" für John Smith. Symbole wie ein Fragezeichen können auch eine Abkürzung für "Frage" sein. Zum Beispiel könnten Sie "JS?" um anzuzeigen, dass John Smith eine Frage gestellt hat. Entwickeln Sie Ihre eigene Abkürzung und übersetzen Sie sie in Begriffe, die jeder verstehen kann, bevor Sie die Besprechungsnotizen veröffentlichen.
