Durch schriftliche Abläufe können Geschäftsabläufe reibungsloser und effizienter ablaufen. Die grundlegenden Verfahren beschreiben die Front-Office-Praktiken: die Verfahren, wer sie ausführt und was getan wird. In den Büros gibt es Richtlinien für die Personalverwaltung, Bareinzahlungen, Posteingang und Postausgang, Korrespondenz und Erstattungen.
Umgang mit der täglichen Post (Rezeptionist)
Die eingehende Mail wird geöffnet und der Inhalt wird mit einem Datumsstempel versehen. Schecks werden in das Ablagefach "Einzahlung" gestellt. E-Mails werden nach Empfänger sortiert und in das Postfach der Person gestellt.
Er bereitet die Banküberweisung vor und erstellt Kopien der erhaltenen Schecks. Anhänge werden zu den Scheckkopien geheftet. Er liefert die Schecks und Hinterlegungskopien und Anlagen an die Forderungen aus.
Ausgehende Post wird abends mit einem Poststempel versehen und zur Post gebracht.
Telefonverfahren
Beantworten Sie das Telefon nach dem dritten Klingeln. Die Standardbegrüßung lautet "Guten Morgen, ABC Company, John spricht. Wie kann ich Ihnen helfen?" Antworten Sie "Nur einen Moment" und setzen Sie den Anrufer in die Warteschleife.
Überprüfen Sie den Bürokalender auf abwesende Mitarbeiter. Wenn Sie abwesend sind, informieren Sie den Anrufer und fragen Sie, ob jemand anderes helfen kann. Wenn die Person eingezogen ist, melden Sie den Anrufer an und leiten Sie den Anruf weiter. Wenn die Leitung besetzt ist, informieren Sie den Anrufer und bieten Voicemail oder eine schriftliche Nachricht an.
Die Nachrichten enthalten den Namen, die Uhrzeit und das Datum des Anrufers, den Grund für den Anruf und die Rückrufnummer. Legen Sie die Nachricht in den Mail-Slot des Empfängers ein.
Büromaterial verwalten (Sekretärin)
Standardlieferungen werden monatlich inventarisiert und bestellt. Der Bürokalender wird auf geplante Mailings und benötigte Verbrauchsmaterialien geprüft. Sie bereitet das Bestellformular für Büromaterial vor und der Büroleiter genehmigt es, bevor es platziert wird.
Füllen Sie bei Lieferungen, die nicht dem Standard entsprechen, ein Antragsformular aus und senden Sie es an die Sekretärin.
Pflege des Bürokalenders (Sekretärin)
Sie hat die Verantwortung für den Bürokalender. Überprüfen Sie beim Planen einer Besprechung den Kalender auf Konflikte und senden Sie die Anfrage an die Sekretärin.
Monatliche Mailings für Kunden, Marketing und Promotion werden im Bürokalender eingetragen. Verantwortliche Mitarbeiter können die Termine per E-Mail an die Sekretärin senden.
Senden Sie Reisetermine, Abwesenheiten und Urlaube an die Sekretärin.
Reisekostenerstattungen, Scheckanfragen und Kreditkarten
Reisekostenerstattungen werden wöchentlich abgewickelt. Verwenden Sie das genehmigte Reiseformular. Geben Sie das Ausgabedatum, die Art der Ausgabe und den Grund für die Ausgabe ein. Legen Sie lesbare Belege für die Ausgaben bei. Ohne eine Quittung werden keine Beträge erstattet.
Verwenden Sie für unregelmäßige Prüfungen das genehmigte Prüfanforderungsformular. Geben Sie die Angaben zum Zahlungsempfänger, das Datum, den Betrag und den Grund ein. Holen Sie die Genehmigung von einem Manager oder dem Buchhalter ein.
Kreditkarten werden monatlich bearbeitet. Für jeden Einkauf ist eine Quittung erforderlich. Geben Sie Ihren Namen, den Grund für die Ausgaben und andere identifizierende Informationen auf der Quittung ein. Alle Gebühren ohne Quittungen und persönliche Gebühren werden vom Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen.
Kundenzahlungen und Rechnungen
Abgeschlossene Kundenaufträge werden zweimal täglich vom Versandbearbeiter an A / R geliefert und bis zum Ende des Geschäftstages in Rechnung gestellt.
Die täglich bei A / R eingegangenen Einlagen werden am Ende des Geschäftstages angelegt.
