Verwaltungsratssitzungen finden in der Regel alle vier bis sechs Wochen statt und sind ein wichtiger Weg für den Chief Executive Officer und die Vorstandsmitglieder, um gemeinsam die Leistung eines Unternehmens zu diskutieren und Möglichkeiten zur Maximierung der Erträge der Aktionäre zu prüfen. In der Regel sind Vorstandssitzungen für die Öffentlichkeit zugänglich, häufig werden sie jedoch nur mit den anwesenden Mitgliedern abgehalten. Die meisten Vorstände bestehen aus mindestens einem Präsidenten, einem Vizepräsidenten, einem Sekretär und einem Schatzmeister.
Die meisten Vorstandssitzungen beginnen mit einer Ablesung des Protokolls von der letzten Vorstandssitzung. Dies ist auch der Zeitpunkt, um das, was als altes Geschäft bekannt ist, zu diskutieren. Dies sind Geschäfte oder Probleme, die noch nicht gelöst wurden oder mehr Zeit für die Durchführung der vorherigen Vorstandssitzung benötigten. Es ist auch üblich, dass der CEO eine Gesamtaussage zum Zustand und zur Ausrichtung des Unternehmens oder der Organisation gibt.
Geschäft
Im allgemeinen Geschäft wird eine Übersicht der verschiedenen anwesenden Verantwortlichen dargestellt, die verschiedene Abteilungen und Verantwortungsbereiche repräsentieren. Dies kann in Bereichen wie Vertrieb und Marketing, Forschung und Entwicklung sowie Rechnungslegung sein. Ein Großteil der Arbeit, die zu diesen Treffen führte, wurde bereits in Meetings und Korrespondenz geleistet, und hier geht es nicht darum, neue und detaillierte Informationen zu präsentieren, sondern um zu diskutieren, zu hinterfragen und über weitere Verfahren und Maßnahmen zu entscheiden.
Abteilungen
Der nächste Schritt in einer Vorstandssitzung beinhaltet normalerweise eine eingehendere Diskussion einiger der oben genannten Abteilungen. Nachdem der Vorstand mit allen relevanten Informationen aus den verschiedenen Abteilungen vollständig ausgestattet wurde, können seine Mitglieder sich nun für weitere Informationen oder Aktionspläne entscheiden. Der Zweck ist normalerweise, Fragen zu stellen, Entscheidungen zu treffen und zukünftige Aktionen zu planen.
Schlussfolgerungen
Vorstandssitzungen schließen in der Regel mit allgemeinen Fragen, Anfragen und offenen Diskussionen ab. Themen wie das Image der Öffentlichkeit, Vergütungen und allgemeine Entwicklungen können gezeigt werden, und manchmal möchten die Direktoren das Treffen mit Ausnahme der Schlüsselfiguren klären, so dass eine offene und robuste Diskussion freier geführt werden kann. Jedes neue Geschäft, das nicht bearbeitet wurde, wird zu Beginn des nächsten Treffens im Protokoll als altes Geschäft behandelt. Wenn alle Geschäfte erledigt zu sein scheinen, kann jemand einen Antrag auf Beendigung der Besprechung stellen, und wenn eine andere Person den Antrag ohne Widerspruch absetzt, ist die Besprechung abgeschlossen.
