In nahezu jedem Büro oder Geschäft ist Effizienz entscheidend. Organisiert zu werden ist eine Fähigkeit, die jeder Büroumgebung zugute kommt. Eine Sache, die Sie möglicherweise verbessern möchten, auch wenn Sie feststellen, dass Sie in der Regel organisiert sind, ist die Dokumentenablage und -wartung. Sie können Stunden damit verbringen, nach wichtigen Dokumenten zu suchen, wenn kein System für deren Verwaltung vorhanden ist. Es ist äußerst wichtig, dass Sie die notwendigen Dokumente erhalten, wenn Sie unter Druck stehen. Obwohl einige Arbeitsplätze über tatsächliche physische Dateien verfügen, wird die überwiegende Mehrheit der Dokumentenablage auf dem Computer ausgeführt.
Benennung
Benennen Sie alle Dateien und Ordner auf konsistente Weise. Nennen Sie einige von ihnen nicht nach Datum und andere nicht nach dem Namen des Projekts. Stellen Sie sicher, dass jede Datei eines bestimmten Projekts im Titel etwas Einzigartiges für das Projekt hat. Erstellen Sie einen Master-Projektordner mit einem leicht identifizierbaren Namen. Teilen Sie diesen Ordner in Unterordner mit eindeutigen Titeln auf, die Sie verwenden können, um die Namen der daran arbeitenden Personen oder andere notwendige Dinge aufzulisten.
Speichern
Speichern Sie ähnliche Dokumente zusammen. Wenn Sie an einem bestimmten Projekt arbeiten, speichern Sie alle Dokumente in demselben Masterordner auf Ihrem Computer. Dies ist effizienter und logischer als das Speichern aller Tabellen oder Grafiken an verschiedenen Stellen. Wenn Sie mit Details durcheinander geraten, gelangen Sie mit einem Klick zum Projekt.
Inhalt
Bevor Sie mit der Ablage von Dokumenten beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um den Inhalt zu überprüfen. Speichern Sie nicht alle Informationen, die an Sie gesendet werden. Dies bedeutet mehr Zeit, um später unnötige Dinge durchzusehen. Wenn das Dokument für Ihr bestimmtes Projekt relevant ist, speichern Sie es. Wenn nicht, entfernen Sie es von Ihrem Computer.
Status
Getrennte Dokumente, die Teil der laufenden Arbeit sind, von Dokumenten, die für abgeschlossene Arbeit sind und nur für Referenz- und Aufzeichnungszwecke gespeichert werden. Nutzen Sie Ihr Ordnersystem. Speichern Sie die aktuellen Dokumente an einem leicht zugänglichen Ort, z. B. auf dem Desktop Ihres Computers. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, verschieben Sie sie in den Projektordner, in dem Sie die abgeschlossene Arbeit speichern. Passen Sie diese Methode an Ihr Unternehmen an.
