Ein Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, die Personalakten der Mitarbeiter für bestimmte Zeiträume zu führen und zu führen. Die Art der Personalakte, die gespeichert wird, bestimmt, wie lange sie aufbewahrt werden sollte. Alle Personalakten müssen in einem sicheren und dennoch leicht zugänglichen Bereich aufbewahrt werden.
Ein Jahr
Es gibt einige Personalakten, die nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters mindestens ein Jahr aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören alle Aufzeichnungen über Beschäftigungsmaßnahmen wie Beförderungen, Versetzungen und Kündigungen sowie Tests vor der Einstellung, Beschwerdeaufzeichnungen und rechtliche Schritte.
Zwei oder drei Jahre
Sämtliche bezugsrelevanten Aufzeichnungen wie Einnahmen, Lohnkarten, Zeitpläne und Entgelte sollten zwei Jahre nach Beendigung des Arbeitnehmers aufbewahrt werden. Tatsächliche Lohnlisten sollten drei Jahre nach der Entlassung des Mitarbeiters aufbewahrt werden. Alle Unterlagen, die sich auf das Familien- und Krankenurlaubsgesetz beziehen, müssen auch drei Jahre aufbewahrt werden.
5 Jahre
Nach Angaben der Arbeitsschutzbehörde sollten alle Informationen, einschließlich einer Zusammenfassung der Details, die sich auf einen Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit beziehen, fünf Jahre aufbewahrt werden. Alle ärztlichen Untersuchungen, die aufgrund von Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten gesetzlich vorgeschrieben sind, sollten jedoch 30 Jahre lang aufbewahrt werden.
