Sie schließen Ihr Geschäft. Vielleicht gehen Sie in Rente oder nehmen die Gelegenheit für ein anderes Unternehmen in Anspruch. Alle Unternehmen generieren Papierkram. Sobald Ihr Unternehmen geschlossen ist, muss die Frage, wie lange diese Dokumente aufbewahrt werden, angegangen werden.
Die Gründe für das Führen von Aufzeichnungen
Regierungsbehörden wie der Internal Revenue Service und die Finanzabteilungen des Staates sind die wahrscheinlichsten Unternehmen, die verschiedene frühere Geschäftsdokumente anfordern könnten. Die Aufbewahrung aller Arten von Geschäftsunterlagen ist wertvoll, wenn Ansprüche, Transaktionen und Informationen zu Steuererklärungen begründet werden müssen. Zwar gibt es in vielen Fällen in vielen geschäftlichen Angelegenheiten eine Verjährungsfrist, beispielsweise bei einer Betrugsermittlung oder anderen zivil- oder strafrechtlichen Verfahren gegen ein Unternehmen. In der Vergangenheit sind jedoch Geschäftsunterlagen erforderlich, unabhängig davon, wie lange die Ereignisse zurückliegen. Sie wissen nie, wann alte Geschäftsdatensätze nützlich sein können. Es ist daher ratsam, alle Geschäftsdatensätze aufzubewahren, solange dies machbar ist. Allerdings gibt es allgemeine Richtlinien für die Aufbewahrungsdauer gemeinsamer Dokumente.
Spezifische Haltedauern
Bewahren Sie ab dem Datum der Einreichung mindestens drei Jahre lang stornierte Schecks, Bankeinzahlungsscheine, Kreditkartenauszüge und Hauptbücher auf. Bewahren Sie Kontoauszüge, Bestandsaufzeichnungen, Rechnungen, Verkaufsdatensätze, Registrierkassetten, W-2s, 1099s und andere Dokumente zur Steuererklärung mindestens sechs Jahre lang auf. Wenn Ihr Unternehmen als Unternehmen gegründet wurde, sollten Sie die monatlichen und vierteljährlichen Unternehmensabschlüsse mindestens drei Jahre lang aufbewahren.
Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit aufbewahren
Bewahren Sie personalbezogene Zahlungen und zugehörige Dokumente, wie z. B. Arbeitnehmerentschädigung, Rentenaufzeichnungen und Einkommensteuereinnahmen, so lange Sie können auf. Wenn ein früherer Mitarbeiter des Unternehmens Arbeitslosenunterstützung beantragt, sich auf eine neue Stelle bewirbt oder Fragen zu seiner Beschäftigungszeit hat, ist es von größtem Wert, diese Aufzeichnungen zugänglich zu machen. Alle unternehmensbezogenen Dokumente sollten unbegrenzt aufbewahrt werden, auch wenn das Unternehmen nicht mehr geschäftlich tätig ist. Zu diesen Dokumenten gehören die Gründungsurkunde, das Protokoll des Board of Directors, Arbeitsverträge, Börsentransaktionen, Patente und Marken sowie alle gerichtsbezogenen Dokumente. Aufzeichnungen über Vermögenswerte, Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens sollten aufbewahrt werden.Die Verjährungsfrist des IRS beträgt drei Jahre ab dem Anmeldetag der Steuerformulare für die Prüfung der Steuererklärungen. Wie bereits erwähnt, sollte das Führen von Aufzeichnungen über Einkommen und Abzüge nach Möglichkeit auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden.
Unternehmen, die frühere Aufzeichnungen anfordern können
Die Bundesbehörden, die am ehesten Informationen zu früheren Dokumenten anfordern, sind der Internal Revenue Service, das Arbeitsministerium, die Sozialversicherungsverwaltung, die Equal Employment Opportunity Commission sowie Einwanderung und Einbürgerung. Aufzeichnungen für staatliche Stellen, wie die Aufteilung der Steuern und Kommunen, sollten auch nach Einstellung des Unternehmens so lange wie möglich aufbewahrt werden. Bewahren Sie Dateien an einem sicheren Ort auf, vorzugsweise an einem Ort, der vor Feuer, Flut, Diebstahl und anderen Schäden geschützt ist. Jemand anders als Sie selbst sollte auch wissen, wo diese wichtigen Aufzeichnungen aufbewahrt werden.
