Verwaltungsassistenten und Clubsekretäre können auf verschiedene Weise Sitzungsprotokolle speichern. Es ist am besten, sowohl eine elektronische als auch eine gedruckte Kopie zu haben, damit die eine als Backup für die andere dienen kann, falls eine Kopie verloren geht oder versehentlich ruiniert wird.
Die Datei elektronisch speichern
Speichern Sie die Besprechungsprotokolle auf dem Computer am selben Ort, wenn Ihre Organisation eine Besprechung abhält. Vergeben Sie jedes Mal einen ähnlichen Dateinamen, damit Sie in der Zukunft genau die Datei finden können, die Sie benötigen. Sie können beispielsweise das Protokoll der Non-Profit-Board-Sitzung als "Board_Minutes_21 April 2011" bezeichnen und dann im nächsten Monat als "Board_Minutes_20 Mai 2011" speichern. Wenn Sie verschiedene Arten von Besprechungen haben, für die Sie die Protokolle protokollieren können, speichern Sie diese in einem anderen Ordner. Eine kann als "Board Meetings" und eine andere "Staff Meetings" bezeichnet werden, die beide in einem Ordner "Meetings" auf Ihrem Computer gespeichert werden.
Online Speicher
Speichern Sie Ihre Minuten mit einem Online-Dokumentenspeicherservice. Diese Dienste erheben normalerweise eine Gebühr, aber wenn Ihr Computer oder Server ausfällt, können Sie von einem anderen Ort aus auf das Internet zugreifen und Ihre Dateien abrufen.
Preise
Online-Speicherunternehmen bieten möglicherweise eine kostenlose Testphase an, in der Sie ihr Produkt testen können. LiveDrive bietet beispielsweise eine zweiwöchige kostenlose Testversion an und kostet pro Monat für einen Computer 6,95 USD und für bis zu drei Computer im Monat 16,95 USD pro Monat für die Online-Sicherung ab April 2011. Beide Pläne haben eine unbegrenzte Bandbreite (Betrag, der möglich ist) hochladen und herunterladen). Elephant Drive hat eine 15-tägige kostenlose Testversion. Es bietet einen individuellen Plan mit bis zu 100 GB Speicherplatz für 2 Computer für 9,95 USD pro Monat oder 99,50 USD pro Jahr. Der Familienplan umfasst bis zu fünf Geräte, hat bis zu 500 GB Speicherplatz für 19,95 USD pro Monat oder 199,50 USD pro Jahr.
Ausdrucke
Drucken Sie eine Kopie des Besprechungsprotokolls aus. Legen Sie die mit dem Monat und dem Jahr der Besprechungen gekennzeichneten Trennwände in eine Sammelmappe. Fügen Sie die Kopie der Minuten in den richtigen Monat und das richtige Jahr ein. Wenn sich Ihre Binder voll sind, beschriften Sie die Wirbelsäule mit dem Jahr der Minuten und beginnen Sie einen neuen Binder. Bewahren Sie zwei Protokolle Ihres Besprechungsprotokolls an zwei Orten auf, falls einem davon etwas zustößt.
