Da die Gehaltsabrechnungsvorschriften des Bundes und der Länder nicht direkt auf das Versenden periodischer Abrechnungsprüfungen abzielen, muss jede Diskussion des Themas die Konzepte des Internal Revenue Service („konstruktive Entgegennahme“ und „wesentliche Einschränkung“) einschließen Bestimmen Sie aus steuerlichen Gründen, wann jemand Einkommen erhält, und prüfen Sie, ob diese Person die Kontrolle über das Geld hatte.
Konstruktiver Empfang
Das Einkommen wird konstruktiv angenommen, so der IRS, „wenn es Ihrem Konto gutgeschrieben oder auf eine Weise zur Verfügung gestellt wird, durch die es Ihnen zur Verfügung steht.“ Dies bedeutet nicht, dass ein versandter Gehaltsscheck im Besitz des Mitarbeiters sein muss. Gegebenenfalls muss der Arbeitgeber bereit sein, den Scheck in einer Weise nachzuweisen, dass er den Richtlinien für konstruktiven Empfang entspricht. Wenn der Arbeitgeber nicht über den Nachweis verfügt, dass der Scheck zum geplanten Zahlungstermin verschickt wurde, warnt der IRS, dass eine Nichteinhaltung der Vorschriften vorliegt. Diese Wahrnehmung beruht auf einer erheblichen Einschränkung oder Einschränkung des Verdienstes des Mitarbeiters.
Wesentliche Einschränkung
Wenn ein Unternehmen seine Zahltage als den zweiten und vierten Donnerstag jedes Monats definiert, sollte die Kontrolle der Mitarbeiter über das Geld zu diesem Zeitpunkt bestehen. Mitarbeiter, die über eine direkte Einzahlung bezahlt werden, haben keine wesentlichen Einkommensbeschränkungen, wenn die Mittel am zweiten und vierten Donnerstag verfügbar sind. Wenn die Gelder so angelegt werden, dass sie nach dem zweiten und vierten Donnerstag verfügbar sind, besteht jedoch eine erhebliche Einschränkung der Kontrolle, und der Mitarbeiter wurde nicht rechtzeitig bezahlt.
Nichteinhaltung
Das Gesetz über die Löhne und Arbeitszeiten von Staaten regelt den Zeitpunkt der Bezahlung. Wenn ein Angestellter einen Anspruch wegen einer nicht gelieferten Gehaltsabrechnungsprüfung einleitet, wird der Staat die Einhaltung der Richtlinien für konstruktiven Empfang und Lohn- und Arbeitsstunden überprüfen. Wie bei dem obigen Beispiel für eine direkte Einzahlung hat der Angestellte, wenn ein Scheck nach dem Zahltag verschickt wird, eine erhebliche Einschränkung in Bezug auf die Kontrolle der Gelder. Die Verzögerung beim Versenden des Schecks führt zu einer Nichteinhaltung.
Abschließende Kontrollen
Das Ministerium für Arbeit hat keine Versandanforderungen für die endgültigen Gehaltsabrechnungen festgelegt. Ihr Bundesstaat hat jedoch möglicherweise bestimmte Richtlinien, die angesprochen werden sollten. In "The Employer's Legal Handbook" schreibt Fred Steingold, dass, wenn ein Arbeitgeber nicht rechtzeitig einen endgültigen Gehaltsscheck ausstellt, er dem Arbeitnehmer möglicherweise Schadensersatz zahlen muss und dass ihm staatliche Strafen drohen.
Wenn Sie an Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten Abschlussprüfungen ausstellen, vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf die Vorschriften für die Abschlussprüfung für jeden Bundesstaat beziehen. Achten Sie genau darauf, wann der Endscheck zugestellt werden muss, wie er zugestellt werden soll und ob eine eidesstattliche Erklärung irgendeiner Art erforderlich ist, um den Endscheck zuzustellen.
Zusammenfassung
In den Abrechnungsvorschriften sind keine speziellen Gesetze für die Gehaltsabrechnung per Post festgelegt. Dies bedeutet nicht, dass ein Arbeitgeber bei der Gehaltsabrechnung per Mail oder in der zugehörigen Dokumentation nachlässig sein kann. Beim Versenden von Abrechnungsschecks ist es wichtig, den angegebenen Zeitplan einzuhalten. Andernfalls wird das Risiko der Nichteinhaltung vermieden.
