Der organisatorische Wandel ist hart, aber es kann noch schwieriger sein, diese Änderungen an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Viele Manager ärgern sich über den richtigen Ton, wenn sie die erste Ankündigung machen, aber eine Vielzahl anderer Themen sollte ebenfalls in Betracht gezogen werden. Die Beantwortung der Fragen der Mitarbeiter, das Reagieren auf ihre Bedenken und die Aufrechterhaltung der Kommunikation in unbestimmten Zeiten sind alles entscheidende Elemente bei der Ankündigung und Umsetzung von Änderungen.
Erstellen Sie einen klaren Kommunikationsplan. Erstellen Sie eine Liste mit allem, was den Mitarbeitern über die organisatorische Änderung mitzuteilen ist. Antizipieren Sie Fragen, die Mitarbeiter möglicherweise zu den Änderungen haben, und seien Sie bereit, sie zu beantworten. Nennen Sie die Punkte, die Sie in der ersten Ankündigung ansprechen werden, sowie die Art und Weise, wie Sie mit den Mitarbeitern über Änderungen in Kontakt treten, sobald diese eintreten. Teilen oder erstellen Sie diesen Plan mit anderen in Managementpositionen, sodass Sie den Mitarbeitern während der gesamten Änderung konsistente Nachrichten übermitteln.
Erklären Sie den Mitarbeitern, was zu einer organisatorischen Änderung geführt hat. Erläutern Sie alle spezifischen Probleme, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist, einschließlich dessen, wie und warum sie angegangen werden müssen. Wenn das Unternehmen unter geringen Gewinnen, erhöhten Kosten oder schlechter Arbeitsmoral leidet, erklären Sie dies den Mitarbeitern.
Geben Sie den Mitarbeitern an, wie die organisatorische Änderung das Unternehmen verbessert. Erläutern Sie, wie sich dies auf das Unternehmen insgesamt positiv auswirkt (z. B. durch Steigerung der Gewinne oder die Verbesserung des Rufs des Unternehmens). Betonen Sie, wie diese Änderungen den einzelnen Mitarbeitern selbst zugute kommen. Betonen Sie auch nach der Ankündigung die Vorteile des Plans.
Geben Sie den Mitarbeitern einen Zeitrahmen für die Änderung. Sagen Sie ihnen, wann die Änderungen beginnen und wie lange sie dauern werden. Wenn Sie sich bezüglich des genauen Zeitrahmens nicht sicher sind, seien Sie ehrlich und teilen Sie den Mitarbeitern mit, wann sie eine Antwort erwarten können.
Teilen Sie Ihre eigenen Zweifel und Fragen mit. Wenn Informationen über die Änderung vorliegen, die vertraulich sind oder noch nicht gelöst wurden, teilen Sie den Mitarbeitern mit, dass Sie ihnen mehr Informationen geben werden, sobald dies möglich ist, und versuchen Sie, ihnen eine Zeit zu geben, in der sie eine Antwort erwarten können, um die Spekulation zu reduzieren.
Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Zweifel oder Schwierigkeiten mit den Änderungen auszudrücken. Bitten Sie die Mitarbeiter, regelmäßig mit Ihnen oder dem Management über Bedenken zu sprechen, die sie während des gesamten Prozesses haben. Beantworten Sie schwierige Fragen so ehrlich wie möglich.
Kommunizieren Sie während der Änderungen häufig mit Führungskräften und Mitarbeitern. Geben Sie alle neuen Informationen an, die unverzüglich angezeigt werden. Benachrichtigen Sie die Mitarbeiter, wenn sich der Plan ändert, und erklären Sie, warum er sich geändert hat. Seien Sie während des gesamten Prozesses so offen wie möglich, damit die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, im Dunkeln zu bleiben.
