So führen Sie eine Hauptbuchkontenanalyse durch

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Die Analyse der Hauptbuchkonten ist eine wichtige Aufgabe sowohl für das Rechnungswesen als auch für das Management. Durch die Analyse der Hauptbuchkonten können Sie sicherstellen, dass alle Finanztransaktionen ordnungsgemäß auf dem richtigen Hauptbuchkonto erfasst wurden. Wenn Finanztransaktionen auf einem falschen Konto verbucht werden, werden in den Abschlüssen falsche Summen angezeigt, was zu Problemen führen kann, wenn versucht wird, ein Budget für das nächste Rechnungsjahr zu erstellen.

Drucken Sie ein Detail des Hauptbuchberichts aller Finanztransaktionen, die für einen bestimmten Zeitraum auf einem bestimmten Hauptbuchkonto erfasst wurden. Sie können beispielsweise eine Hauptbuchkontenanalyse jährlich, vierteljährlich oder monatlich durchführen.

Überprüfen Sie jede Transaktion, um festzustellen, dass sie durch einen gültigen Transaktionseintragstyp ausgelöst wurde. Wenn Sie beispielsweise eine Hauptbuchkontenanalyse für ein Aufwandskonto durchführen und Sie feststellen, dass auf dem Konto Umsatzerlöse verbucht wurden, wurde diese Transaktion nicht ordnungsgemäß erfasst und muss auf das korrekte Hauptbuchkonto verschoben werden.

Überprüfen Sie jede Transaktion, um festzustellen, dass sie von einer gültigen Quelle initiiert wurde. Wenn Sie zum Beispiel eine Hauptbuchkontenanalyse für das Pool-Wartungskostenkonto durchführen und eine an Office Depot gezahlte Ausgabe feststellen, wurde die Ausgabe wahrscheinlich auf dem falschen Kostenkonto verbucht und muss korrigiert werden.

Überprüfen Sie die Dokumentation, mit der die Finanztransaktionen initiiert wurden, um die Gültigkeit der Dokumente zu überprüfen. Wenn Sie beispielsweise eine Hauptbuchkontenanalyse für ein Aufwandskonto durchführen, ziehen Sie die Originalrechnung für die Ausgaben ab, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen gültig sind. Wenn das Konto Hunderte von Transaktionen enthält, wählen Sie eine Zufallsstichprobe von 10 Prozent der Transaktionen aus, um die Rechnungen zu prüfen.

Nehmen Sie alle erforderlichen Korrekturen an den Finanztransaktionen auf der Grundlage Ihrer Hauptbuchkontenanalyse vor.

Tipps

Führen Sie immer eine Hauptbuchkontenanalyse durch, bevor Sie ein Betriebsbudget für das kommende Jahr erstellen.

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