Nach Angaben des Internal Revenue Service (Bundesamt für Steuerdienste) bestehen die Steuereinlagen des Bundes unter Verwendung des Formblatts 941 hauptsächlich aus Quellensteuern oder Lohnabzügen für Sozialversicherung und Medicaid. Die Fälligkeit dieser IRS-Steuereinlagen hängt von der Höhe der Löhne ab, die Sie normalerweise an Ihre Mitarbeiter zahlen. Je höher Ihre vierteljährliche Lohnsteuerpflicht, desto häufiger verlangt der IRS, dass Sie Ihre Steuern hinterlegen. Sie müssen 941 Lohnsteuer direkt über das Federal Tax Deposit Payment System oder über das Online-Lohnsteuersystem Ihrer Bank hinterlegen.
Vierteljährliche Steuerzahler
Wenn Ihre Lohnsteuerpflicht für das gesamte Quartal 2.500 USD oder weniger beträgt, können Sie dem IRS zusammen mit Ihrem Lohnsteuerformular einen Scheck zusenden. Dieses Formular und die Zahlung ist am letzten Tag des Monats nach dem Quartalsende fällig: 30. April für das erste Quartal, 31. Juli für das zweite Quartal, 31. Oktober für das dritte Quartal und 31. Januar für das viertes Viertel.
Monatliche Steuerzahler
Wenn Ihre jährliche Steuerschuld weniger als 50.000 USD beträgt, müssen Sie Ihre bundesstaatliche Lohnsteuer am fünfzehnten Tag des Monats hinterlegen, der auf den Monat folgt, in dem die Steuern entstanden sind. Wenn der 15. auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt, können Sie Ihre Steuern am nächsten Arbeitstag hinterlegen.
Halbwöchentliche Steuerzahler
Wenn Ihre jährliche Lohnsteuerschuld mehr als 50.000 USD beträgt, müssen Sie Ihre Lohnsteuer halbjährlich hinterlegen.Wenn Sie Ihren Gehaltsscheck am Samstag, Sonntag, Montag oder Dienstag schreiben, müssen Sie Ihre Lohnsteuereinzahlung bis zum darauffolgenden Freitag vornehmen. Wenn Sie Ihren Gehaltsscheck am Mittwoch, Donnerstag oder Freitag schreiben, müssen Sie Ihre Bundessteuer bis zum darauffolgenden Mittwoch hinterlegen. Legen Sie Ihren Einzahlungsplan an dem Tag fest, an dem Sie den Lohn tatsächlich zahlen, und nicht an den Tagen, an denen Ihre Mitarbeiter das Geld verdient haben.
Haftungslimit von 100.000 USD
Unabhängig davon, ob Sie einen halbwöchentlichen oder monatlichen Zeitplan der Bundessteuer einhalten, sollte Ihre unbezahlte Lohnsteuerschuld niemals 100.000 USD übersteigen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie Ihre anfallenden Lohnsteuern spätestens bis zur Ausschlusszeit des nächsten Bankgeschäftstages hinterlegen oder die Tageszeit, zu der diese Einzahlung Ihrem Konto gutgeschrieben wird, und nicht am nächsten.
