Unterschreiben oder nicht unterschreiben? Diese Frage stellt sich oft, wenn vielbeschäftigte Manager ein Memo schreiben. Im Gegensatz zu Geschäftsbriefen, die eindeutig eine Unterschrift erfordern, sind Memos eine andere Angelegenheit. Ob sie unterschrieben werden, ist vielen jungen Führungskräften, die gerade erst in der Geschäftswelt beginnen, nicht klar. Die folgenden Tipps zeigen, ob Sie unterschreiben oder nicht.
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Grammatikführer oder Stilbuch, d. H. AP Style Book
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Aktuelle Forschung, d. H. Finanzberichte, Buchhaltungsberichte usw.
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Auf der Oberfläche können sie ähnlich aussehen, aber es gibt viele Unterschiede zwischen einem Memo und einem Buchstaben. Auf Firmenbriefkopf geschriebene Briefe sind externe Dokumente. Sie neigen dazu, kleinere, externe Zielgruppen wie Kunden, Lieferanten und Industrieregulierungsbehörden zu besuchen. Dies macht eine Signatur zu einem erforderlichen Element. Memos sind jedoch intern und werden normalerweise nur von Mitarbeitern eines Unternehmens gesehen. In der Praxis enthalten Memos keine Signatur. Manchmal ist es jedoch ratsam, die Initialen neben dem Namen in die Kopfzeile aufzunehmen. Der wahre Trick ist zu wissen, wann und wann.
Der Zweck eines Memos hilft zu bestimmen, ob es unterschrieben werden soll oder nicht. Zweitens sind Memos ein primäres Werkzeug, das Manager verwenden, um Informationen mit Mitarbeitern auszutauschen. Dies können einfache Ankündigungen oder wichtige Informationen zu Änderungen der Richtlinien sein. Einige Memos sind in der Natur empfindlicher als andere.
Wie sensibel ist die Information? Routine-Memos - solche, die sich mit nicht kontroversen Themen befassen - machen den Großteil der von Managern gesendeten Memos aus. Diese Arten von Memos erfordern selten ein Follow-up und werden tendenziell für bare Münze genommen. Andere Themen, z. B. Maßnahmen zum Downsizing von Unternehmen, reduzierte Gesundheitsleistungen usw., können für Mitarbeiter schwer zu hören sein. Folglich kann ihre Gültigkeit in Frage gestellt werden. Wenn das Thema sensibel ist, kann der Memo-Schreiber das Memo initialisieren, um dem Inhalt Gültigkeit zu verleihen. Aber auch dann werden Initialen nicht benötigt.
Wie viele Personen erhalten das Memo? Memos gehen manchmal an Hunderte von Menschen, und das Initialisieren kann eine zeitaufwendige Aufgabe sein. In der Geschäftswelt ist Zeit Geld. Auch das Hinzufügen von Initialen kann ein großes Unterfangen sein. Fragen Sie bei der Entscheidung, ob Sie ein Memo initialisieren möchten oder nicht, welchen Wert diese Aufgabe hinzufügen soll. Wenn nicht, überspringen Sie es.
Tipps
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Signaturblöcke signalisieren den Lesern, dass sie das Ende eines Briefes erreicht haben. Bei Memos kann das Ende jedoch mit Hilfe von Übergangsausdrücken telegraphiert werden, um die Schlussfolgerung hervorzuheben, z.
Warnung
Denken Sie daran, ob Sie ein Memo oder einen Brief mit oder ohne Unterschrift schreiben, es kann sich um ein rechtsverbindliches Dokument handeln. Schlagen Sie niemals eilig Korrespondenz ab. Sie könnten sich und Ihre Firma in heißes Wasser bringen.
