Wenn Sie ein Unternehmen führen, müssen Sie die Telefone professionell und höflich beantworten. Das Telefon ist nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel zwischen den meisten Unternehmen und ihren Kunden. Wenn Sie von Kunden generierte Rezensionen zu Unternehmen lesen, werden Sie feststellen, dass Kunden sich in der Regel ein Gesamtbild über ein Unternehmen bilden, das auf der Art und Weise basiert, wie sie am Telefon behandelt wurden. Kunden beurteilen die Anzahl der Klingelzeichen vor der Beantwortung ihrer Anrufe, wie sie am Telefon begrüßt werden, wie lange sie gehalten werden und ob sie bis zum Ende des Anrufs zufrieden sind.
Nehmen Sie das Telefon vor dem dritten Klingeln ab. Dies kann zwar nicht jedes Mal möglich sein, doch sollte dies das Gesamtziel sein. Kunden betrachten es als unprofessionell, wenn ihre Anrufe nicht sofort beantwortet werden. Auch wenn Sie den Anruf nicht sofort erreichen können, begrüßen Sie den Kunden und bitten Sie ihn, einen Moment zu warten.
Beantworten Sie das Telefon professionell. In den meisten Unternehmen funktioniert eine Standardbegrüßung am besten, und Sie möchten möglicherweise eine allgemeine Unternehmensrichtlinie ausgeben, in der alle Anrufe auf dieselbe Weise beantwortet werden. Verwenden Sie eine einfache Begrüßung, die den Namen des Unternehmens enthält, und Sie werden gefragt, wie Sie helfen können. Zum Beispiel könnten Sie etwas zu dem Ergebnis sagen: "Guten Abend und danke, dass Sie die Firma XXX angerufen haben. Wie kann ich Ihnen helfen?"
Hören Sie aktiv zu, während der Kunde spricht. Kunden ärgern sich, wenn sie nicht das Gefühl haben, dass die andere Person sie beachtet, oder sie mehrmals aufgefordert werden, das Gesagte zu wiederholen. Vermeiden Sie Multitasking während Sie telefonieren, und widmen Sie dem Kunden Ihre ganze Aufmerksamkeit.
Lächle, während du redest. Wenn Sie lächeln, werden Sie am Telefon angenehmer und die Kunden reagieren positiv darauf. Darüber hinaus bleiben Sie stets angenehm und zuvorkommend, auch wenn der Kunde verärgert ist und nicht zufrieden ist.
Sprechen Sie langsam und deutlich und erklären Sie dem Kunden die Dinge. Kunden möchten sich nicht gehetzt fühlen, als würden sie versuchen, sie vom Telefon zu befreien. Es ist besonders wichtig, langsam und deutlich zu sprechen, während Sie langwierige Prozesse erklären oder Unternehmensrichtlinien durchgehen. Sie möchten sich gründlich erklären, damit der Kunde alles versteht und keine Fragen offen bleibt.
