An vielen Arbeitsplätzen dienen Memoranden als ein bequemes und wirksames Kommunikationsmittel. Durch die Beantwortung von Fragen in einem Memorandum können Sie anstelle der direkten Kommunikation sowohl die Anzahl der Beschäftigten erhöhen, die Ihre Antwort erreicht, als auch den Arbeitnehmern ein physisches oder elektronisches Dokument zur Verfügung stellen, auf das Sie später zurückgreifen können, falls sie Ihre Antwort vergessen. Um sicherzustellen, dass Ihr Memo so effektiv wie möglich ist, formatieren Sie Ihre Kommunikation ordnungsgemäß und erstellen Sie sie sorgfältig im Hinblick auf Ihre Zielgruppe.
Erstellen Sie eine Memoüberschrift. Fügen Sie das "Datum:" gefolgt von dem vollständigen Datum, an dem Sie Ihr Memo versenden, "An:" mit einer Erläuterung, an wen Sie das Memorandum senden, "Von:" mit Ihrem Namen und "Betreff:" mit ein eine kurze Beschreibung des Themas. Wenn Sie Ihr Memorandum per E-Mail erstellen, ist diese Überschrift wahrscheinlich bereits für Sie vorhanden. Wenn Sie Ihr Memo eingeben, platzieren Sie all diese Informationen oben links im Memo.
Platzieren Sie die Frage in der Betreffzeile. Wenn die Frage, die Sie ansprechen, zu lang war, verdichten Sie sie, indem Sie sie zu zwei oder drei sinnvollen Wörtern zusammenfassen. Wenn Sie mehr als eine Frage in Ihrem Memorandum ansprechen möchten, listen Sie das Thema der Fragen auf, gefolgt von „Q & A“, um die Mitarbeiter auf den Inhalt des Memos hinzuweisen. Durch das Platzieren dieser Frage oder der F & A-Notation in der Betreffzeile erleichtern Sie den Mitarbeitern das Auffinden des Memos, falls sie später darauf verweisen müssen.
Beantworten Sie die Frage oder die Fragen klar und deutlich. Die Mitarbeiter möchten die Antworten auf ihre Fragen haben und nicht wortreich herumschweifen. Indem Sie Ihre Antwort klar und kurz halten, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Leser die Antwort verstehen und effektiv darauf reagieren können.
Teilen Sie den Mitarbeitern mit, an wen sie sich wenden sollen, wenn sie zusätzliche Informationen benötigen. Wenn Sie die Verwirrung bezüglich der Fragen selbst aufklären möchten, bitten Sie sie, mit Ihnen zu sprechen. Wenn es in Ihrem Unternehmen eine andere Abteilung gibt, die sich besser für die Beantwortung von Fragen zum Thema eignet, weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, auf eine bestimmte Person in dieser Abteilung zu verweisen, und geben Sie die Kontaktinformationen dieser Person an.
