Um einen realistischen Projektzeitplan zu entwickeln, müssen Sie die Projektdauer so genau wie möglich berechnen. Sie erreichen dies, indem Sie Zeitvoranschläge für einzelne Projektaufgaben und -aktivitäten durchführen.
Checkliste zur Projektaktivität
Erstellen Sie eine Checkliste für Projektaktivitäten, die eine Liste aller erwarteten Aktivitäten und Aufgaben sowie der dazugehörigen Unteraufgaben enthält, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Die Aufgabe zum Konfigurieren von Cloud-basierter Personalsoftware könnte beispielsweise einen Unterschritt zum Integrieren vorhandener Daten und einen weiteren Schritt zum Festlegen von Benutzerzugriffsebenen umfassen. Die Checkliste bietet einen bequemen Ort für die Eingabe von Zeitschätzungen für jede Aufgabe.
Zeitschätzungen
Ein erfahrener Projektmanager schätzt oft die Fertigstellungszeit von Aufgaben auf der Grundlage früherer ähnlicher Projekte. Wenn Sie keine Erfahrung als Projektmanager haben oder das Projekt etwas Neues darstellt, sollten Sie die Hilfe von Personen mit einschlägiger Erfahrung, wie z. B. anderen Projektmanagern, in Anspruch nehmen. Mitglieder des Projektteams können auch Schätzungen für ihre einzelnen Aktivitäten abgeben. Passen Sie die Zeitschätzungen für alle von Ihnen identifizierten Annahmen und Einschränkungen nach oben oder unten an. Wenn ein Teammitglied beispielsweise beabsichtigt, während des voraussichtlichen Projektzeitplans Urlaub zu machen, dient dies als Einschränkung.
Berechnung und Float
Fügen Sie alle endgültigen Aufgaben- und Aktivitätsschätzungen zusammen und konvertieren Sie die Gesamtzahl in Stunden. Diese Anzahl dient als vorläufige Schätzung der Projektdauer, die in Wochen oder Monate umgerechnet werden muss. Projektmanager benötigen oft zusätzliche Zeit, so genannte Project Float, um einen Zeitpuffer für unerwartete Verzögerungen bei der Fertigstellung bereitzustellen.
