Notare überprüfen die Richtigkeit von Unterschriften auf wichtigen Dokumenten wie Testamenten, Trusts und Schuldscheinen. Der Notar bestätigt, dass die Parteien, die das Dokument unterzeichnet haben, ihre Identität nachgewiesen haben, das Dokument verstehen und nicht zur Unterzeichnung gezwungen wurden. Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, stempelt der Notar ein offizielles Siegel auf das Dokument.
Buchhaltung
Ein Notar muss ein offizielles Logbuch mit Aufzeichnungen über jede notariell beglaubigte Unterschrift führen. Jeder Datensatz muss die Namen der Parteien enthalten, die das notariell beglaubigte Dokument unterzeichnet haben, sowie Datum und Uhrzeit der Unterschrift. Nachdem der Notar seine Archivierung abgeschlossen hat, müssen alle Parteien, die das Dokument unterschreiben, auch das Logbuch unterschreiben. Die Parteien, die das Dokument unterschreiben, müssen vor jeder Unterschrift einen gültigen Führerschein oder Reisepass als Ausweis vorlegen.
Qualifikation
Ein potenzieller Notar muss mindestens 18 Jahre alt sein und eine Multiple-Choice-Prüfung mit mindestens 70 Prozent bestehen, um eine Lizenz zu erhalten. Wenn er nach dem Bestehen der Prüfung länger als zwei Jahre wartet, um eine Notarlizenz zu beantragen, muss er die Prüfung erneut ablegen und bestehen. Bewerber dürfen aus einer früheren Amtszeit als Notar keine strafrechtlichen Verurteilungen oder betrügerischen Disziplinarverfahren haben.
Überlegungen
Ein Notar darf keine Dokumente beglaubigen, die ein eigenes finanzielles oder persönliches Interesse betreffen. Notare dürfen keine Rechtsberatung erteilen oder Rechtsdokumente erstellen, es sei denn, sie verfügen auch über eine gültige Lizenz zur Ausübung des Rechts von der zuständigen Rechtsanwaltskammer in ihrem Gebiet.
Bürgschaftsanleihen
Jeder Notar muss über eine Freistellungsgarantie verfügen, um seine Kunden vor finanziellen Schäden zu schützen, die durch eine nicht ordnungsgemäß bezeugte Unterschrift verursacht werden. Die genauen Anforderungen können für jedes Bundesland unterschiedlich sein, im Allgemeinen sind jedoch 10.000 USD der akzeptable Mindestanleihebetrag.
Zeitrahmen
Jeder Notartermin ist vier Jahre gültig. Nach Ablauf eines Termins kann der Notar eine Verlängerung beantragen. Verlängerungen werden in der Regel gewährt, es sei denn, der Notar war bei der Erfüllung seiner Pflichten nachlässig oder begangen worden.
Notarielle Siegel
Ein Notar muss sein Siegel an einem Ort aufbewahren, zu dem nur er Zugang hat. Das Siegel kann nicht von einem Arbeitgeber oder Kunden kontrolliert werden. Wenn das Siegel verloren geht, muss der Notar den zuständigen Notar seines Staates benachrichtigen. Wenn ein neues Siegel aufgrund einer Erneuerung der Notarkommission oder einer Namensänderung gekauft wird, muss das alte Siegel zerstört oder unbrauchbar gemacht werden. Die Spezifikationen für notarielle Siegel variieren je nach Bundesstaat. In den meisten Bundesstaaten müssen Name und Provision des Notars aufgeführt sein.
