So schreiben Sie einen Brief, der Ihr Unternehmen vorstellt

Wenn Ihr Geschäft das neue Kind im Block ist, können Sie es nicht einfach dem Zufall oder der Mundpropaganda überlassen, dass Kunden, Verkäufer und die Presse beginnen, einen Weg zu Ihrer Tür zu schlagen. Unabhängig davon, ob Ihr Empfehlungsschreiben vom Postboten oder über das Internet übermittelt wird, sollte der Ton ein Gleichgewicht zwischen freundlicher Zugänglichkeit und cooler Professionalität sein, die Ihre Leser dazu bringen wird, eine persönliche Verbindung zu suchen und mehr über Ihre Aktivitäten zu erfahren.

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Erforschen Sie Ihre Zielgruppe und die kostengünstigste und zweckmäßigste Art, sie zu erreichen, sagt Kenneth Roman und Joel Raphaelson, Autoren von "Writing That Works; Wie man effektiv im Geschäft kommunizieren kann". Je mehr Sie über die Ausbildung, das Einkommen, den Lebensstil und die Kaufgewohnheiten Ihres Kerns wissen, desto genauer können Sie Text und Grafiken anpassen, die in Resonanz stehen. Denken Sie daran, dass die Methode und der Zeitpunkt Ihrer Lieferung davon abhängen, ob Sie sie über ein datumsspezifisches Ereignis wie eine Eröffnung informieren oder sie über aufregende Produkte und Dienstleistungen informieren, die sie in der Zukunft benötigen könnten. In letzterem Fall hat ein gedruckter Brief wahrscheinlich eine längere Haltbarkeit als die E-Mail-Korrespondenz.

Umfassen Sie die Kunst der "Aufzugsrede", schlagen Lena Claxton und Alison Woo, Autoren von "How to say it: Marketing mit neuen Medien: Ein Leitfaden zur Förderung Ihres Kleinunternehmens mit Websites, E-Zines, Blogs und Podcasts", vor. Wenn Sie einen neuen Kunden persönlich getroffen haben, bezieht sich dies auf die Zeit, die Sie benötigen, um ihn während einer Aufzugsfahrt zu überzeugen. Bedenken Sie, dass die meisten Menschen dieselbe kurze Zeit damit verbringen, einen Marketingbrief zu lesen und festzustellen, ob der Inhalt für ihr Leben relevant ist. Machen Sie eine Liste der drei wichtigsten Dinge, die Ihre Leser aus Ihrem Brief ziehen sollen, bevor Sie mit der Erstellung beginnen. Laut Roman und Raphaelson ist es wichtig, einen engen Fokus zu behalten und Informationsüberflutung zu vermeiden. Wenn Sie versuchen, Ihren Lesern mehr als drei Elemente zur Verfügung zu stellen, werden sie sich wahrscheinlich an keines von ihnen erinnern.

Beginnen Sie Ihren Brief mit einem starken Haken, um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu erlangen. Erfolgreiche Einführungsschreiben werden häufig mit einer Frage, einer erschreckenden Statistik oder einer kurzen Anekdote geöffnet, die den Empfänger dazu anregt, mehr zu lesen. Beispiele:

Was wäre, wenn Sie alle auf Ihrer Urlaubsliste für weniger als 100 US-Dollar zufriedenstellen könnten?

28% der Kleinunternehmer wie Sie haben ihre Identität gestohlen und wissen es nicht einmal.

Als ich neun Jahre alt war, lebten wir über einem Käsegeschäft und ich dachte, es wäre der beste Job der Welt, einen zu besitzen. Zwanzig Jahre später kann ich glücklich bestätigen, dass dies wirklich der Fall ist. Mit nur einem Besuch bei Cheese Please werden Sie wahrscheinlich auch lächeln.

Projizieren Sie einen Ton in Ihrer Korrespondenz, der angemessen ist und der Art des Geschäfts entspricht. Was Ihre Kunden im Druck lesen, sollte das sein, was sie auch von Ihnen und Ihren Mitarbeitern persönlich erwarten können. Integrieren Sie Aufzählungspunkte, um auf bestimmte Punkte aufmerksam zu machen, die Sie und Ihr Unternehmen betreffen. Heben Sie hervor, was Ihr Unternehmen in Bezug auf einzigartige Produkte, niedrigere Kosten, Sicherheitsmerkmale, Benutzerfreundlichkeit, Garantien und zeitsparende Komponenten von der Konkurrenz unterscheidet. Projizieren Sie Vertrauen und schaffen Sie einen Handlungsaufruf, z. B. einen Tag der offenen Tür besuchen, einen Termin vereinbaren, einen Gutschein einlösen oder einen kurzen Fragebogen ausfüllen.

Fordern Sie jemanden an, der mit Ihrem Unternehmen nicht vertraut ist, um Ihren Brief auf Lesbarkeit, Organisation und Inhalt zu prüfen. Lesen Sie Ihr Material gründlich durch, um sicherzustellen, dass es fehlerfrei ist und Ihre Kontaktinformationen vollständig sind.

Tipps

Jan Norman, Autor von "Was niemand Ihnen jemals erzählt, wie Sie Ihr eigenes Unternehmen gründen: Echte Start-Ratschläge von 101 erfolgreichen Unternehmern", empfiehlt die Verwendung von Opt-In-E-Mails, um eine einfache Kundenliste zu erstellen. Ein Brief, der Ihr Unternehmen vorstellt, sollte eine Seite nicht überschreiten, es ist jedoch zulässig, eine Visitenkarte, eine Antwortkarte oder eine Broschüre in dasselbe Mailing aufzunehmen.