Geschäftsbriefe werden oft durch Einfügen von Referenzinitialen abgeschlossen. Diese Initialen sollen als Referenz für den Verfasser des Briefes, den Unterzeichner und die Schreibkraft dienen. Viele Unternehmen verlangen die Verwendung von Referenzinitialen in allen Geschäftsbriefen. andere nicht.
Platzierung
Der allerletzte Abschnitt eines Geschäftsbriefes ist Referenzinitialen gewidmet. Diese Initialen stehen immer am unteren Rand eines Buchstabens, zwei Zeilen unterhalb des Signaturblocks und sind am linken Rand ausgerichtet. Es kann einen oder mehrere Sätze von Referenzinitialen geben.
Einzelheiten
Diese Abkürzungen werden zu Referenzzwecken verwendet. Daher ist es für den Leser des Briefes wichtig, die Reihenfolge der Initialen zu kennen. Es können ein, zwei oder drei Sätze von Initialen vorhanden sein. Der Unterzeichner der Anfangsbuchstaben der Buchstaben wird in Großbuchstaben zuerst eingefügt, gefolgt von einem Schrägstrich (/) oder einem Doppelpunkt (:). Danach werden die Initialen des Autors geschrieben, wieder in Großbuchstaben, gefolgt von einem Schrägstrich oder Doppelpunkt. Die Initialen der Schreibkraft werden immer als letzte platziert und sollten in Kleinbuchstaben angegeben werden.
Zweck
Referenzinitialen werden verwendet, um aufzuzeichnen, wer ein Dokument unterschrieben und getippt hat. Diese Initialen bieten Unternehmen die Möglichkeit, Fragen zu Briefen zu untersuchen, die ein Unternehmen gesendet hat. Wenn in einem Brief ein Missverständnis auftritt, kann der Leser feststellen, dass sich die Person, die den Brief geschrieben hat, von der Person unterschied, die ihn unterschrieben hat. Der Verfasser hat wichtige Elemente vermisst, die der Unterzeichner des in dem Dokument gewünschten Briefes benötigt.
Elemente von Geschäftsbriefen
Wenn ein Unternehmen einen Geschäftsbrief schreibt, enthält es bestimmte Standardelemente. Die meisten Unternehmen schreiben Geschäftsbriefe auf ihr Briefpapier. Der Schreibkraft schreibt das Datum, die Adresse des Empfängers und die Anrede. Danach schreibt die Schreibkraft den Hauptteil des Briefes, den Abschluss und enthält einen Signaturblock; Referenzinitialen werden als Teil des Signaturblocks betrachtet. Andere Elemente, die häufig in Geschäftsbriefen enthalten sind, sind eine Bezugszeile, die den Zweck des Schreibens oder dessen Inhalt angibt, oder eine Aufmerksamkeitslinie, die sicherstellt, dass das Dokument die richtige Person erreicht.
