Ein Formular W4 wird als Quellensteuerzertifikat des Mitarbeiters bezeichnet. Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern einen W4 geben, der bei der Anstellung abgeschlossen werden muss. Der W4 hilft dem Arbeitgeber zu bestimmen, wie viel Einkommensteuer von den Angestellten einbehalten wird. Daher sollte der Mitarbeiter seinen Anmeldestatus und die Anzahl der Zertifikate auf dem W4 angeben. Der Arbeitgeber muss die W4-Datei aufbewahren.
Laden Sie den W4 von der IRS-Website herunter. Verwenden Sie den Link "Formulare und Publikationen", um auf das W4 zuzugreifen. Sie müssen Adobe Acrobat auf Ihrem Computer installiert haben, um das Formular herunterladen und drucken zu können. Der W4 ist in Englisch und Spanisch verfügbar.
Weisen Sie Mitarbeitern mit Staatsbürgerschaft den W4 für das entsprechende Steuerjahr zu. Mitarbeiter sollten einen neuen W4 erhalten, wenn sie eingestellt werden und wann immer sie die Einkommensteuer ändern müssen.
Geben Sie Mitarbeitern mit nicht fremdem Ausländerstatus Anweisungen für Formular 8233, bevor Sie ihnen ein Formular W4 ausfüllen. Die Anweisungen sind auf der IRS-Website verfügbar. Nicht-US. Bürger haben möglicherweise andere Quellenrichtlinien als US-Bürger.
Erklären Sie den Mitarbeitern, wie wichtig es ist, den W4 ordnungsgemäß und ehrlich abzuschließen. Wenn Sie zum Beispiel mehr Angehörige fordern, als sie tatsächlich berechtigt sind, können sie dem IRS schuldig sein, wenn es Zeit ist, Einkommenssteuern einzureichen.
Legen Sie das Papier W4 in einem gesicherten Bereich im Personalordner des Mitarbeiters ab. Erstellen Sie ein elektronisches Ablagesystem. Scannen Sie das W4 und speichern Sie es an einem vertraulichen Ort auf Ihrer Festplatte.
