Für die meisten Führungskräfte ist die Disziplinierung von Mitarbeitern eine der unangenehmsten Erfahrungen, mit denen man konfrontiert werden kann. Manager sind dafür verantwortlich, Disziplinarverfahren zu schreiben, die in den Mitarbeiterakten vermerkt sind, um das Fehlverhalten des Mitarbeiters zu dokumentieren. Diese Briefe haben zwei Funktionen: den Mitarbeiter darüber zu informieren, was mit seinem Verstoß geschehen wird, und als permanente Aufzeichnung des Fehlverhaltens seiner Mitarbeiter in seiner Akte zu dienen.
Laden Sie den Drucker mit Firmenbriefpapier. Dieses Schreiben wird Bestandteil der offiziellen Akte des Mitarbeiters, daher müssen Sie das entsprechende Protokoll einhalten.
Geben Sie das vollständige Datum ein. Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie den Namen und die Firmenadresse des Mitarbeiters ein. Selbst wenn Sie den Brief nicht tatsächlich verschicken, vermittelt das richtige Format des Geschäftsbriefs den Eindruck von Professionalität.
Beginnen Sie den Brief, indem Sie den Namen des Mitarbeiters gefolgt von einem Doppelpunkt eingeben. Überspringen Sie eine Zeile.
Beginnen Sie den ersten Absatz, indem Sie die Art des Verstoßes eindeutig angeben. Lesen Sie das Mitarbeiterhandbuch Ihres Unternehmens, damit der Mitarbeiter die Regel für sich selbst nachschlagen kann. Nennen Sie bestimmte Details zu der Zuwiderhandlung, z. B. das Datum des Vorfalls, und nennen Sie alle anderen betroffenen Mitarbeiter.Die eindeutige Angabe dieser Informationen hilft Ihnen, wenn der Mitarbeiter die Disziplinarmaßnahme anficht und die Angelegenheit vor Gericht bringt.
Erklären Sie detailliert, was der Mitarbeiter falsch gemacht hat und wie er sich in der Situation hätte verhalten sollen. Mitarbeiter verstoßen manchmal gegen Regeln, weil sie sie nicht klar verstehen. Eine Erklärung der Verletzung und entsprechende Informationen helfen, ein zweites Mal den Verstoß zu begehen. Bieten Sie an, sich mit dem Mitarbeiter zu treffen, um die Angelegenheit im Detail zu besprechen.
Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Wiedergutmachung für die Zuwiderhandlung vorzunehmen, z. B. indem Sie einen formellen Entschuldigungsbrief an die andere Partei schreiben. Teilen Sie ihm die Fristen für die Übermittlung der Antwort oder des Schreibens mit.
Sagen Sie dem Mitarbeiter klar und knapp, was er als Folge dieses Verstoßes erwarten kann. Geben Sie geeignete Einzelheiten für ihre derzeitige Strafe an, wie etwa die Termine der Anhörungen oder die Stichtage für die Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses, falls zutreffend. Wenn der Arbeitnehmer aufgrund weiterer Verstöße eine fortschreitende Disziplinarmaßnahme erwarten kann, informieren Sie ihn darüber, welche Strafen vorliegen werden.
Geben Sie dem Mitarbeiter gegebenenfalls die Informationen über den Berufungsprozess.
Bitten Sie den Mitarbeiter um eine formelle Antwort auf seine Akte. Oft wird diese Antwort in Form eines förmlichen Schreibens sein. Sie benötigen diese Dokumentation für die Akte des Mitarbeiters, falls er die Angelegenheit vor Gericht bringt.
Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Titel ein. Drucken Sie den Buchstaben aus und unterschreiben Sie Ihren Namen in blauer oder schwarzer Tinte.
Machen Sie mehrere Kopien des Briefes. Bewahren Sie eine Kopie in der Akte des Angestellten auf, geben Sie eine weitere dem Anwalt Ihres Unternehmens und bewahren Sie eine weitere für Ihre Unterlagen auf.
Mailen Sie den Brief an den Mitarbeiter oder geben Sie ihn vor einem Personalvertreter oder einem Verwaltungsassistenten ab. Sie benötigen eine Bestätigung, dass der Mitarbeiter die offizielle Benachrichtigung erhalten hat.
Tipps
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Halten Sie den Ton professionell und sachlich. Dieses Schreiben kann vor Gericht gehen, wenn der Mitarbeiter die Disziplinarmaßnahme anficht und Sie jederzeit professionell und fair erscheinen möchten.
