So verwenden Sie eine Datenbank für Hotelkonten. Unabhängig von allen Arten von proprietärer Hospitality-Software, die verkauft werden, müssen Sie immer noch entscheiden, wie Sie Hotelkonten verwalten und welche Art von Datenbank Sie verwenden sollten. Die Art des Hotels, die Größe der Hotelkette und das Budget bestimmen die Art und Weise, wie Kundeninformationen gespeichert werden.
Artikel, die Sie benötigen
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Datenbanksoftware (MS Access oder proprietär)
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Arbeitsstationen
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Computer geschultes Personal
Analysieren Sie die Bedürfnisse des jeweiligen Hotels. Die Sicherheit kann ebenso ein Problem sein wie die Menge an Informationen, die für den Kunden benötigt werden. High-End-Unternehmen können detaillierte Informationen in einer Datenbank verwenden, um die Bedürfnisse eines einzelnen Kunden vorhersehen und berücksichtigen zu können.
Fügen Sie die allgemeinen Tabellen für Vor- und Nachnamen, Adresse und Telefon sowie die gespeicherten Kreditkartennummern hinzu. Schließen Sie alles ein, was die Projektion eines Hotels durch das Hotel von der Fahrzeuginformation bis zur eingeschränkten Mobilität unterstützt.
Fügen Sie verknüpfte Tabellen für den Aufenthaltverlauf hinzu. Aufenthaltsverlaufstabellen sollten so eingerichtet werden, dass sie abgefragt werden können, wann Berichte erstellt werden, wann Räume gefüllt werden und wann viele freie Stellen vorhanden sind.
Kontaktinformationen aktuell halten. Lassen Sie die Kontakte beim Check-In an der Rezeption als Höflichkeit erscheinen, um sicherzustellen, dass Sie bei Bedarf einen Kunden erreichen können.
Stellen Sie eine verknüpfte tägliche Kontoübersicht zusammen, mit der die Mitarbeiter an der Rezeption Bar- und Guthabenbeträge sowie die für einen aktuellen Tag / Nacht belegten Zimmer aufzeichnen können. Diese Berichte sind für ein Nacht-Audit unerlässlich.
Tipps
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Nutzen Sie kettenspezifische Software. Prüfen Sie immer zuerst, ob die Unternehmens- oder vorherige Verwaltung über eine funktionierende Software verfügt und ob Ihnen jemand sagen kann, wie sie verwendet wird. Hotelbuchhaltung ist eine Praxis, die im Laufe der Zeit getestet wird. Frisch beginnen kann schwierig sein. Eine tägliche Kontenliste kann in MS Excel erstellt und mit Ihrer Datenbank verknüpft werden. Die Mitarbeiter an der Rezeption sollten in der Lage sein, die verschiedenen Excel-Funktionen ohne großen Aufwand auszufüllen, und sie müssen dazu nicht in der Datenbank navigieren.
