Ihre Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, wirkt sich direkt auf Ihren Arbeitserfolg aus. Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie man Korrespondenz schreibt und sendet, die präzise und verständlich ist. Die Geschäftsnotiz ist ein kurzes Dokument, das sich an eine bestimmte Personengruppe richtet und sich auf einen bestimmten Zweck konzentriert. Ein gut geschriebenes Memo hilft Ihnen, effizient zu kommunizieren und Ergebnisse zu erzielen. Sie müssen nicht nur richtig schreiben, sondern auch sicherstellen, dass Ihr Memo ordnungsgemäß an die Personen gesendet wird, die es am meisten lesen müssen.
Memo erstellen
Denken Sie über Ihr Publikum nach. Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Memos beginnen, sollten Sie das Bildungsniveau und die Erfahrung der Personen, mit denen Sie kommunizieren, in Betracht ziehen. Denken Sie auch an die Bedürfnisse Ihrer Empfänger. Einige Personen benötigen möglicherweise detailliertere Anweisungen und spezifische, festgelegte Richtlinien, während andere sehr allgemeine Informationen erhalten und dann die Initiative ergreifen können.
Verwenden Sie die korrekte Kopfformatierung. Verwenden Sie in der Zeile "Date" Standardabkürzungen. Für "An" sollten Sie jede Person, die das Memo erhalten soll, nach Namen auflisten. Verwenden Sie keine Spitznamen. Verwenden Sie Vor- und Nachnamen, und ordnen Sie sie entweder alphabetisch oder nach Position innerhalb der Firma an. Verwenden Sie für die Zeile "Von" Ihren Vor- und Nachnamen sowie gegebenenfalls die Abteilung, in der Sie sich befinden.
Wählen Sie eine Betreffzeile, die spezifisch und informativ ist. Oft senden die Leute Memos mit unbestimmten und allgemeinen Betreffzeilen. Ein spezifischer und prägnanter Begriff gibt den Empfängern eine weitaus bessere Vorstellung davon, worauf das Memo verweist. Beispielsweise würde eine allgemeine Betreffzeile "Besprechung" lauten, eine spezifische Betreffzeile könnte jedoch "Verkaufspräsentation für das Meeting am Freitag" lauten.
Öffnen Sie sich mit den Besonderheiten. Verschwenden Sie keine Zeit mit Schwätzchen oder Hintergrund. Der erste Teil Ihres Memos sollte genau sagen, was Sie brauchen. Anhand des obigen Beispiels der Präsentation des Vertriebsteams können Sie mit folgendem Text beginnen: "Auf der Sitzung am Freitag wird das Verkaufsteam eine Diashow mit den Zahlen zu Einkommen und Kreditoren für das erste Quartal präsentieren."
Schreiben Sie Ihr Memo und vermeiden Sie passive Stimme. Ein Memo soll Informationen austauschen und Hilfe anfordern, daher müssen Sie eine aktive Stimme verwenden. In der Grammatik und im Schreiben bedeutet aktive Stimme, dass das Subjekt eines Satzes aktiv ist - etwas tun oder etwas sein -, anstatt dass andere Dinge mit ihnen geschehen. Aktive Stimme würde lauten: "Das Verkaufsteam wird eine Diaschau präsentieren." Ein passiver Ansatz würde lauten: "Wir möchten, dass das Verkaufsteam eine Diaschau-Präsentation in Betracht zieht."
Schreiben Sie eine Schlussfolgerung. Ihre Schlussfolgerung muss nicht kompliziert sein, sollte aber die wichtigsten Punkte zusammenfassen, auf die in der Notiz selbst verwiesen wird.
Bearbeiten Sie Ihre Arbeit. Wenige Dinge sind so peinlich wie das Versenden eines Business Memos und das Erkennen, dass Sie einen riesigen Rechtschreibfehler in der Mitte hinterlassen haben. Lesen Sie Ihr Memo vor dem Versenden durch. Beseitigen Sie nicht nur Korrekturen, sondern vermeiden Sie unnötige Wörter. Halten Sie Ihre Notiz kurz.
Senden Sie Ihr Memo
Senden Sie Ihre Notiz. Wenn Sie es per Post versenden, vergewissern Sie sich, dass jede in dem Memo angesprochene Person eine eigene Kopie erhält. Niemand sollte jemals ein Memo mit dem Mann in der nächsten Kabine teilen müssen.
Verwenden Sie E-Mail, wenn es eine Option ist. Ein E-Mail-Memo sollte an alle zur gleichen Zeit gesendet werden. Möglicherweise möchten Sie jedoch einige Empfänger blind kopieren. Wenn Sie Ihr Memo per E-Mail senden, geben Sie den Betreff des Memos in die Betreffzeile des E-Mail-Headers ein. Verwenden Sie keine niedlichen oder farbenfrohen Schriftarten, Bilder oder andere E-Mail-Erweiterungen.
Verfolgen Sie, sobald Sie Ihr Memo gesendet haben. Wenn im Memo eine Frist angegeben ist, sollten Sie sich später noch einmal bei den Empfängern melden.
Tipps
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Stellen Sie sicher, dass Ihr Memo den Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Aufzählungspunkte, Absatzabstände usw. entspricht.
Warnung
Wenn Sie eine E-Mail zum Senden eines Memos verwenden, überprüfen Sie dies vor dem Drücken der Taste "Senden". Sie sollten vorsichtig sein, wer proprietäre oder vertrauliche Informationen per E-Mail erhält.
