Treuhandkonten bilden in jedem Buchhaltungsszenario eine sehr spezifische Untermenge. Der Begriff Treuhandkonto ist allgemein genug, um viele Arten von Konten mit jeweils eigenen Regeln zu integrieren. Im Kern handelt es sich bei Treuhandkonten um Geldkonten. Ihre Verwaltung erfordert jedoch möglicherweise bestimmte Berichts- oder Dokumentationsanforderungen für bestimmte Arten von Treuhandkonten oder Konten, die von bestimmten Unternehmen oder Einzelpersonen verwaltet werden.
Treuhandkonten sind Vertrauenskonten
Der Zweck eines Treuhandkontos besteht darin, Gelder für einen bestimmten Zweck oder Empfänger in Treuhand zu halten. Beispiele für Treuhandkonten sind z. B. Fonds, die von einem Immobilienanwalt treuhänderisch gehalten werden, um die Abschlusskosten, Steuern und Gebühren für einen neuen Eigenheimkauf auszuzahlen, oder von einer Anwaltskanzlei für einen Vergleich bis zur Auszahlung stehende Beträge. Eine Hypothekenbank kann Gelder hinterlegen, um Steuern und Versicherungszahlungen auf das Vermögen eines Kreditnehmers zu zahlen. Einige dieser Treuhandkonten unterliegen bestimmten Regeln.
Behandle ein Treuhandkonto wie ein Geldkonto
Im Kern ist ein Treuhandkonto ein Geldkonto. Sie erfassen Journalbuchungen für ein Treuhandkonto wie jedes andere Geldkonto. Eingehende Gelder werden als Einlagen verbucht, während abgehende Gelder Lastschriften in einem Escrow-Accounting-Journal sind. Das, was Treuhandkonten bemerkenswert macht, sind die Meldepflichten. Da es sich um Treuhandfonds handelt, muss jede Belastung oder Gutschrift sorgfältig dokumentiert werden. Dies erfordert häufig ein höheres Maß an Details als ein normales Geldkonto. Die Besonderheiten variieren je nach Art und Zweck des Treuhandkontos.
Zusätzliche Dokumentationsanforderungen für Treuhandkonto
Da es sich bei Treuhandkonten um Treuhandfonds handelt, sind die Berichts- und Dokumentationsanforderungen genauestens. Sie müssen jede Transaktion sorgfältig auf einem Treuhandkonto dokumentieren, einschließlich Zahler für Gutschriften, Lastschriftempfänger und Zweck jeder Transaktion. Für einige Arten von Treuhandkonten gelten bestimmte Dokumentationsanforderungen, um diese Transaktionen aufzuzeichnen. Ein Immobilien-Treuhandkonto zeichnet beispielsweise Transaktionen auf einem HUD-1 auf. Ein Hypothekendarlehensgeber kann dagegen nur zur Erstellung eines vierteljährlichen oder jährlichen Abschlusses verpflichtet werden. Für gepoolte Escrow-Konten sind möglicherweise einzelne Kundenbücher erforderlich.
Für einige Treuhandkonto-Konten gelten besondere Regeln
Für Treuhandkonten für Immobilienfonds und Anwaltskanzleien gelten besondere Regeln für die Verwaltung des Treuhandvertrags und für die Meldung der Fonds, einschließlich Sonderbilanzen und Auszahlungsbögen. Die Gesetze variieren je nach Staat und Kontotyp. Zum Beispiel haben Anwälte in New York andere Berichterstattungspflichten als die Immobilienmakler in Illinois. Wenden Sie sich an die Berufsorganisation oder das Lizenzierungsgremium Ihres Staates, um zu erfahren, wo Sie Informationen zu den Anforderungen Ihres Staates für ein Treuhandkonto erhalten.
