Buchhaltungsabteilungen verwenden eine Vielzahl von Akronymen, um Verantwortlichkeiten, Abteilungen oder Regierungsbehörden zu identifizieren. Während einige Akronyme branchenspezifisch sind, existieren andere universell. A / P ist in den meisten Unternehmen die Abteilung "Kreditorenbuchhaltung".
Positionen
Die Abteilungen für Kreditorenbuchhaltung variieren in der Größe von einer Person bis zu vielen Personen auf verschiedenen Aufsichtsebenen. Kreditorenbuchhalter erfassen Daten aus Rechnungen in das Buchhaltungssystem und ordnen Rechnungen der Sicherungsdokumentation zu. Die Aufsichtsbehörden für Kreditoren überwachen die Arbeit der Kreditoren und beantworten Anfragen anderer Abteilungen bezüglich Rechnungszahlungen oder Kreditorensalden. Kreditorenbuchhalter leiten die Abteilung, indem sie einzelne Rollen innerhalb der Abteilung planen, die Abteilungskosten einplanen und bei der Entscheidungsfindung mit anderen Unternehmensleitern zusammenarbeiten.
Verantwortlichkeiten
Die Kreditorenbuchhaltung ist dafür verantwortlich, Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Viele Anbieter bieten Rabatte für die Zahlung von Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums an. Die Kreditorenbuchhaltung überwacht die Fälligkeitstermine zusammen mit den Rabattdaten, um sicherzustellen, dass die größten verfügbaren Rabatte des Unternehmens zur Verfügung stehen. Die Kreditorenbuchhaltung muss vor der Zahlung sicherstellen, dass jede Rechnung korrekt ist. Die Kreditorenabteilung koordiniert den Scheckdruck mit der Unterschrift des Managements auf dem Scheck. Schecks und Rechnungen müssen ebenfalls eingesperrt sein.
Interne Kontrolle
Da der Geldbetrag durch die Kreditorenabteilung von Hand wechselt, muss die interne Kontrolle Vorrang haben. Eine grundlegende Sicherung der Prüfungen wird durch das Sperren von Blankoschecks und die Beschränkung des Zugriffs auf den Schlüssel erreicht.Die Rechnungsprüfung bestimmt, ob jede Rechnung korrekt und gültig ist. Die Aufgaben werden auf verschiedene Teammitglieder aufgeteilt, um sicherzustellen, dass kein einzelnes Teammitglied ohne Überprüfung durch eine andere Person auf das gesamte System zugreifen kann.
Prozessverbesserung
Das Drucken von Schecks ist häufig ein manueller Vorgang, der für mühsame Aufgaben, z. B. das Einfüllen von Umschlägen, menschliche Arbeit erfordert. Prozessverbesserungen reduzieren den Bedarf an Mitarbeitern, die an nicht wertschöpfender Arbeit arbeiten, und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf die analytische Arbeit zu konzentrieren. Zu den Verbesserungen zählen der Einsatz elektronischer Zahlungen und elektronischer Genehmigungssysteme.
