ISO, die Internationale Organisation für Normung, unterhält strikte Richtlinien für die Kontrolle von Dokumenten, die sich auf den Geschäftsbetrieb beziehen. Jedes Unternehmen, das ISO-Zertifizierungen anstrebt, muss eine überprüfbare Methode für die Verwendung, Aktualisierung und Speicherung von Dokumenten zeigen, die sich auf die Konfigurationskontrolle des Unternehmens beziehen.
Kontrollierte Dokumente
Jedes Dokument, das bei der Anwendung eines ISO-Standards verwendet wird, muss mit einem unternehmensspezifischen Qualitätsmanagementsystem (QMS) kontrolliert werden. ISO definiert ein kontrolliertes Dokument als eines, das diese Kriterien unabhängig von der angewandten Norm erfüllt.
Qualitätsmanagement
Ein kontrolliertes Dokument kann elektronisch, auf einer Diskette, auf Papier oder als Foto gespeichert werden. Das QMS stellt die Integrität jedes Dokuments sicher, indem es bestimmte Regeln für die Verwendung und Speicherung von Dokumenten einhält. Der Umfang des QMS der einzelnen Unternehmen hängt von der Unternehmensgröße, der Personalkompetenz und der Komplexität des Unternehmens ab.
Struktur
In der Regel verfügt ein ISO-Standard über vier Ebenen der Dokumentstruktur: Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen sowie Formulare und Aufzeichnungen. Jede Ebene ist für einen bestimmten Bereich konzipiert und wird auf allen Ebenen der Organisation angewendet. Jeder Dokumenttyp kann in praktisch jedem Unternehmen angewendet werden.
