Screening von Anrufen ist eine Kunst. Sie müssen nicht nur wissen, welche Anrufe auf dem Bildschirm angezeigt werden und welche durchgestellt werden sollen, sondern Sie müssen über genügend Finesse verfügen, um Anrufe zügig umzuleiten oder den Anrufer später erneut zu versuchen. Zu den für diese Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten gehören die Fähigkeit, detaillierte Nachrichten aufzunehmen und so organisiert zu sein, dass sie diese Nachrichten effizient ablegen, nachverfolgen oder verteilen können.
Erhalten Sie sachdienliche Informationen
Holen Sie sich beim Beantworten eines Anrufs so viele relevante Informationen wie möglich vom Anrufer. Notieren Sie den Namen und die Firma des Anrufers sowie den Namen der angerufenen Person. Versuchen Sie, die Art des Anrufs zu bestimmen. Fragen Sie einfach: "Kann ich Herrn X die Art Ihres Anrufs mitteilen?" So können Sie feststellen, ob Herr X den Anruf entgegennehmen möchte.
Machen Sie weise Urteilsanrufe
Wenn Sie wissen, dass Herr X keine Anrufe von Anwälten entgegennimmt, können Sie den anrufenden Anrufer höflich darüber informieren und den Anruf höflich beenden. Wenn Sie von einem Geschäftspartner einen Kaltanruf erhalten, fragen Sie Herrn X, ob er den Anruf entgegennehmen möchte. Wenn dies nicht der Fall ist, sagen Sie höflich, dass Herr X nicht verfügbar ist, und nehmen Sie eine detaillierte Nachricht.
Machen Sie keine leeren Versprechen
Wenn Sie nicht sicher sind, ob die angerufene Person einen Anruf zurückgibt, nehmen Sie sich nicht die Freiheit, einen solchen Rückruf zu versprechen. Denken Sie bei der Überprüfung von Anrufen daran, dass es Ihre Aufgabe ist, so viele Informationen wie möglich vom Anrufer zu erhalten. Was danach passiert, ist nicht Ihre Sorge. Um Anrufe zu überprüfen, müssen Sie lediglich vorab genehmigte Anrufer durchstellen und Nachrichten für alle anderen mitnehmen.
