Die Prüfliste für die interne Kontrolle für Prüfunterzeichner variiert je nach Organisation. Jedes Unternehmen muss einen soliden Plan für das Risikomanagement festlegen, um das Potenzial für Unehrlichkeit zu beseitigen und Betrug zu verhindern. Bei einigen Unternehmen beginnt der Prozess mit Bestellprüfungen und reicht von der Prüflagerung über die Anforderung von zwei Unterzeichnern bis zur Sondergenehmigung für Prüfungen, die einen bestimmten Betrag überschreiten. Überprüfen Sie die Regeln regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie die bewährten Verfahren umfassen.
Schriftliche Richtlinien
Setzen Sie interne Richtlinien oder Kontrollen schriftlich fest, in denen die Kontrollen der Organisation für die Prüfung von der Bestellung und dem Empfang bis zur tatsächlichen Unterzeichnung beschrieben sind. Entwerfen Sie Tools, die aus Dokumenten und Datensätzen bestehen, um alle Schreibvorgänge und Ereignisse zu protokollieren. Stellen Sie sicher, dass die Einrichtung über einen ausreichenden Speicher verfügt und Computerprogramme über eine ausreichende Berechtigungssicherheit verfügen.
Leerer Scheckbestand
Viele Organisationen haben Einzelpersonen oder Verwahrer, die dafür verantwortlich sind, das Kontrollblatt für den Blanko-Scheckbestand aufzubewahren. Der Prozess kann folgende Schritte umfassen: Erfassen des Lieferdatums von Blankoschecks und Anzeigen der Reihenfolge der erhaltenen Schecks. Geben Sie fehlende Kontrollnummern in das Kontrollblatt ein. Die Person, die den Stapel leerer Schecks erhält, muss für jede Sendung Datum und Unterschrift haben. Notieren Sie außerdem das Datum und die Reihenfolge der nicht verwendeten Prüfungen, die in den Speicher zurückgegeben werden. Überprüfen Sie die letzte ausgegebene Prüfung. Dies gewährleistet, dass die Prüfsequenz intakt bleibt.
Unabhängige Checks & Salden
Unabhängige Überprüfungen und Abwägungen stellen die beste Vorgehensweise dar, wenn es um interne Kontrollen für Kontrollunterzeichner geht. Dazu gehört, dass die Beträge der Überprüfungen und des Abgleichs die korrekten Beträge aufweisen, einschließlich Überprüfungen durch Sachverständige, Vergleich der Vermögenswerte mit der erfassten Verantwortlichkeit und computergestützte Kontrollen. Darüber hinaus können Sie die Verwaltung von Buchhaltungsberichten überprüfen, z. B. ältere Guthabenberichte und andere automatisierte Berichte.
Administrative Bewertungen
Manchmal ist es für eine Organisation möglicherweise nicht praktikabel, Aufgaben aufzuteilen. In diesem Fall sollte der Administrator routinemäßige Überprüfungen durchführen, um die Integrität des Prüfschreibens zu gewährleisten. Unterzeichnen Sie nur Schecks mit der richtigen Dokumentation und stellen Sie sicher, dass die Person, die den Scheck unterschreibt, den Schecks aus dem Büro sendet. Wenn möglich, geben Sie die Schecks nicht an die Person zurück, die Barauszahlungen und Kreditorenaufzeichnungen führt. Machen Sie aus Sicherheitsgründen keine Schecks in bar aus.
Separate Konten
Erstellen Sie mindestens zwei separate Bankkonten für Ihr Unternehmen. Zahlen Sie alle Gelder und Quittungen auf das erste Konto ein. Überweisen Sie gerade genug Geld auf das zweite Konto, um die Schecks abzudecken, die Sie schreiben. Ein Vorstandsmitglied oder eine andere benannte Person sollte die Berechtigung haben, Geld auf das Konto zu überweisen. Erstellen Sie zusätzlich ein separates Konto für die Abrechnung. Überweisen Sie erneut nur den Betrag, der für die Abrechnung erforderlich ist.
Unterschriften
Bei einigen Karten sind möglicherweise zwei Signaturen für die Überprüfung erforderlich. Das Erhalten von zwei Signaturen kann jedoch mühsam sein und erfordert, dass Blankoschecks im Voraus signiert werden. Wenn die Richtlinie für Ihre Organisation nicht funktioniert, ändern Sie die Richtlinie in die Anforderung eines Unterzeichners bis zu einem bestimmten Dollarbetrag. Richten Sie außerdem eine direkte Einzahlung für Mitarbeiter ein und verwenden Sie einen Lohnabrechnungsservice von Drittanbietern.
