Die Dokumentation ist ein Teil des täglichen Lebens in der Welt der persönlichen, finanziellen und allgemeinen Datenerfassung. Daher ist es nur angebracht, dass periodisch Überprüfungen der Methoden für den Umgang mit Dokumenten durchgeführt werden. Das Audit zeigt auf, welche Maßnahmen umgesetzt werden, welche Methoden geändert werden sollten und wie diese vorgenommen werden können.
Beschaffungsverfahren
Eine Organisation sollte regelmäßig überprüfen, ob das Verfahren zur Beschaffung von Dokumenten eingehalten wird. Die Prüfung kann zeigen, ob die Organisation derzeit über eine Methode zur Verwaltung der Dokumentation verfügt, ob erforderliche Dokumente von autorisiertem Personal genehmigt werden und wie effizient Änderungen am Dokument behandelt werden. Dieser Teil des Audits kann auch zeigen, wie zugänglich Dokumente sind.
Dokumentenspeicher
Dokumente können in Papierform oder als Computerdateien gespeichert werden. Die Prüfung kann zeigen, ob Aufzeichnungsspeichersysteme gemäß den Anforderungen der Organisation eingerichtet sind. Die Prüfung sollte auch zeigen, wie lange Dokumente und Dokumente in Papierform aufbewahrt werden. Bei der Prüfung muss festgestellt werden, ob Dokumente in gutem Zustand gehalten und vor Beschädigung, Verschlechterung oder Verlust geschützt sind.
Beschreibung der Dokumente
Bei der Prüfung sollte überprüft werden, wie Dokumente im Ablagesystem einer Organisation beschrieben werden. Die Dokumentation kann nach Name, Nummer oder in beschreibender Form aufgeführt werden. Ein Dokument kann eine kurze, relevante Beschreibung enthalten, um das Auffinden zu erleichtern. Die Prüfung sollte zeigen, ob Dokumente systematisch nach Versionsnummer und Änderungsdatum abgelegt werden.
