Das Erstellen eines Projektberichts kann eine entmutigende Aufgabe sein, wenn Sie nicht mit einem Organisationsplan beginnen. Projektberichte enthalten im Allgemeinen die gleichen grundlegenden Elemente, die den Lesern Informationen über die Ziele, den Plan, das Budget und die Ergebnisse des Projekts liefern. Mithilfe einiger grundlegender Techniken zum Verfassen von Berichten können Sie ein effektives Projektdokument erstellen, das Ihren Kollegen zeigt, dass Sie organisiert sind und wichtige Informationen bereitstellen können.
Bestimmen Sie, welche Art von Projektbericht Sie schreiben werden. Zu den üblichen Projektberichten gehören Vorschläge, Arbeitsempfehlungen, Statusaktualisierungen, Abweichungsanalysen sowie abschließende Überprüfungen und Empfehlungen. Auf diese Weise können Sie genau die Informationen bereitstellen, die Ihre Teammitglieder, Vorgesetzten oder anderen Interessengruppen wünschen.
Schreiben Sie eine Übersicht für Ihren Bericht. Fügen Sie Deckblatt, Inhaltsseite, Zusammenfassung, Hauptteil und Anhang bei. Legen Sie fest, welche Kategorien von Informationen Sie ansprechen werden. Je nach Art des von Ihnen verfassten Berichts können dies Ziele, Projektmethodik, Personal, benötigte Ressourcen, Dauer, Erfolgsmaßstäbe, Budget, Abweichungen, Ergebnisse, Termine, Ergebnisse und Empfehlungen umfassen.
Sammeln Sie die erforderlichen Informationen, um jeden Abschnitt auszufüllen. Dies erfordert möglicherweise die Durchführung von Interviews mit Personen, die das Projekt beantragen, mit Mitarbeitern, die an dem Projekt arbeiten, und den Stakeholdern, die das Ziel des Projekts sind, wie Kunden, internen Mitarbeitern oder Lieferanten und Lieferanten. Holen Sie sich historische Daten wie bisherige Verkaufsmengen, Budgets, Beteiligungsgrade und demografische Daten.
Schreiben Sie den ersten Entwurf der Zusammenfassung, der einen kurzen Überblick über den Bericht gibt. Dies sollte den Grund enthalten, aus dem der Leser den Bericht erhält, die grundlegenden Highlights des Berichts und die Empfehlungen. Fügen Sie keine Feinheiten in einer Kurzzusammenfassung ein, die häufig eine halbe Seite ist. Geben Sie Details und Unterstützung im Hauptteil des Projektberichts an.
Schreiben Sie jeden Abschnitt des Berichts anhand Ihrer Daten und Interviews. Organisieren Sie die Abschnitte in einer logischen Reihenfolge. Beginnen Sie beispielsweise erst mit dem Budget, wenn Sie die für das Projekt erforderlichen Komponenten erläutert haben. So vermeiden Sie, dass Sie die einzelnen Ausgaben erklären müssen und warum sie zweimal benötigt werden. Listen Sie nicht die Namen der Mitarbeiter auf, die an dem Projekt arbeiten, bis Sie die Projektkomponenten aufgelistet haben. Schließen Sie für einen Abweichungsabschnitt die ursprünglichen ausgenommenen Ergebnisse und dann die tatsächlichen Ergebnisse ein.
Beenden Sie den Bericht mit einer Zusammenfassung und Empfehlungen, die auf Ihren Erkenntnissen basieren. Verwenden Sie Daten, um Ihre Schlussfolgerungen und Empfehlungen zu unterstützen. Verweisen Sie die Leser auf den Anhang Ihrer Arbeit, der detaillierte Support-Informationen wie detaillierte Budges, Grafiken, Diagramme und andere technische Daten enthält.
Überprüfen Sie Ihre Kurzzusammenfassung, um zu bestimmen, ob eine der ersten Zusammenfassungen basierend auf den Informationen geändert werden soll, die Sie beim Schreiben Ihres Berichts festgestellt haben. Schreiben Sie die endgültige Version der Zusammenfassung.
Stellen Sie die Informationen in Ihrem Anhang zusammen und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ein, in der die Informationen in Ihrem Bericht angezeigt werden. Gehen Sie zurück zu Ihrem Bericht und geben Sie Fußnoten oder Seitennummern an, um die Leser zu Anhangsinformationen zu leiten.
