Das Verständnis der Kennzeichen einer echten Krisensituation ist der Schlüssel zur Entwicklung eines wirksamen Krisenmanagementplans. Im Gegensatz zu einer oder sogar einer Reihe von nicht schmeichelhaften Nachrichtenmeldungen stören echte Krisensituationen den normalen Geschäftsablauf und fordern daher eine Reaktionsstrategie, die über die Bekämpfung der negativen Presse hinausgeht. Obwohl keine zwei Situationen identisch sind, haben Organisationen mit Krisenplänen eine viel bessere Chance, den Sturm zu überstehen und das Überleben des Rufs langfristig zu sichern.
Sammeln Sie Informationen, Artikel, Fallstudien und Analysen zu Krisen der letzten Zeit, die Organisationen innerhalb und außerhalb Ihrer Branche betreffen. Beachten Sie Best-Practice-Empfehlungen und häufige Fallstricke.
Sehen Sie sich Ihr Unternehmen genau an und identifizieren Sie Probleme, die sich in Krisensituationen entwickeln könnten. Die Probleme können sich auf die gesamte Organisation erstrecken und die Bedenken der Unternehmensführung, eine wachsende Liste von Sicherheitsverstößen oder eine Reihe negativer Nachrichten enthalten.
Notieren Sie bei identifizierten Problemen, welche Probleme eine zusätzliche Reaktion auf Nichtkommunikation erfordern, z. B. Hilfe von Ärzten oder Strafverfolgungsbehörden. Sichern Sie sich ein zusätzliches Training oder identifizieren Sie das Personal im Voraus, um allen Personen zu helfen, die durch eine Krisensituation körperlich oder geistig verletzt werden.
Bereiten Sie eine öffentliche Kommunikationsstrategie für jede Krisenkategorie vor. Bestandteile einer Kommunikationsstrategie sind Gesprächspunkte, Websites, Informationsblätter, Hotlines und vor allem die Identifizierung eines Sprechers.
Machen Sie die Logistik sowohl für die Medien als auch für die von der Krise Betroffenen fest. Identifizieren Sie beispielsweise einen Raum oder Räume, die leicht in einen Pressebereich umgewandelt werden können, und planen Sie die Anforderungen der Reporter, z. B. Konnektivität, Platz für Satellitentransporter und Interviewraum. Schließen Sie einen Vertrag mit den Hotels der Gegend ab, um Räume oder einen sicheren und privaten Raum für Opfer oder Familienmitglieder bereitzustellen.
Erwägen Sie die Möglichkeit, externe Spezialisten einzustellen, und erkunden Sie Beratungsbüros für Krisenkommunikation. Selbst die am besten vorbereiteten Organisationen benötigen möglicherweise Hilfe von außen, wenn Größe und Ausmaß der Krise außerhalb der Reaktionsfähigkeit der Organisation liegen.
Tipps
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Es ist ein kritischer, aber oft übersehener Aspekt einer effektiven Planung, wenn Sie sich über die besten Vorgehensweisen im Krisenmanagement und die gewonnenen Erkenntnisse auf dem Laufenden halten. Viele Fachverbände wie das Center for Association Leadership bieten branchenspezifische Ratschläge zur Krisenbewältigung. Wissenschaftliche Zeitschriften, wie beispielsweise Communications Quarterly, enthalten Untersuchungen und eingehende Analysen zu Krisen und anderen Kommunikationsproblemen. Bei Online-Suchen auf Mainstream-Medien-Websites werden Informationen und Analysen von Krisenereignissen mit hohem Bekanntheitsgrad angezeigt.
Während die Krisenmanagementplanung häufig in der Kommunikationsabteilung beginnt, werden die effektivsten Pläne mit Unterstützung von Organisationsleitern erstellt. Bitten Sie nach dem Erstellen eines Entwurfs um Eingabe und Feedback von Abteilungsleitern.
Warnung
Technologieverbesserungen, Mitarbeiterfluktuation und veränderte Erwartungen an die Kommunikation von Organisationen bedeuten, dass Krisenbewältigungspläne schnell veraltet werden. Ein wirksamer Plan sollte regelmäßig aktualisiert werden. Aktualisierungen können Lektionen enthalten, die aus anderen Krisenfällen oder Änderungen der Kontaktinformationen gezogen wurden.
