Wie lange bewahre ich Arbeitgeberkopien von W-2s auf?

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Als Arbeitgeber sind Sie für die Übersendung von W-2-Steuererklärungen an jeden Mitarbeiter bis zum 31. Januar verantwortlich. Wenn Sie Ihre W-2-Kopien für mehrere Jahre aufbewahren, sind Sie vor Ansprüchen geschützt, die Sie nicht rechtzeitig abgeschickt haben eine Prüfung.

Aufzeichnungsanforderungen

Der Internal Revenue Service kann die Steuererklärung eines kleinen Unternehmens nach der Anmeldung bis zu drei Jahre nach der legalen Website Nolo prüfen. Der IRS fordert Unternehmer dazu auf, alle Steuerunterlagen, einschließlich W-2, mindestens vier Jahre nach der Hinterlegung aufzubewahren. Nolo bietet einen noch konservativeren Vorschlag an, Aufzeichnungen mindestens sechs Jahre nach der Hinterlegung zu führen.

Gründe zu halten

Sie möchten W-2-Anweisungen nicht nur als Dokumentation in einer Prüfung verwenden, sondern auch, wenn Mitarbeiter behaupten, dass sie keine Kopie erhalten haben. Die Mitarbeiter werden aufgefordert, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn sie nicht innerhalb von zwei Wochen nach dem 31. Januar eine W-2 erhalten. An diesem Punkt müssen Sie möglicherweise eine weitere Kopie senden. Außerdem müssen Sie Kopien Ihrer Steuererklärungen für Unternehmen, einschließlich der Erträge, für die Sie ein Arbeitseinkommen gemeldet haben, für mindestens sechs Jahre aufbewahren.

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