In jedem Geschäftsumfeld sind Meetings unumgänglich. Mehr als oft nicht, die Menschen, die an diesen Meetings teilnehmen mussten, betrachten sie mit Angst. Vielleicht liegt es daran, dass sie zu lange laufen, weil es keinen klaren Grund gibt, dass das Treffen stattfinden soll, oder vielleicht scheint durch diese Treffen nichts gelöst zu werden. Sie erfüllen eindeutig nicht die fünf Ps effektiver Meetings: Zweck, Produkt, Teilnehmer, wahrscheinliche Probleme und Prozess.
Zweck
Der Zweck eines Meetings ist definiert als der Grund, warum das Meeting abgehalten werden muss, die Agenda oder die wichtigsten Ziele, die von den Teilnehmern diskutiert werden müssen. Wenn keine Probleme zu besprechen sind, gibt es keinen Grund, ein Meeting einzuberufen. Meetings ohne klare Zielsetzung sind Zeitverschwendung.
Produkt
Das Produkt eines Meetings beschreibt das gewünschte Ergebnis, das erreicht werden soll, wenn alles gesagt und getan wird. Dies ist nicht nur das gewünschte Ergebnis des Meetings, sondern auch das gewünschte Ergebnis zukünftiger Unternehmensprojekte und Waren, die während des Meetings diskutiert werden. Wenn das Produkt der Besprechung im Vorfeld angegeben wird, bleiben Besprechungen auf dem Laufenden, und Gespräche werden nicht zu Themen geleitet, die den Zweck der Besprechung nicht erfüllen.
Teilnehmer
Zu den Teilnehmern an Meetings zählen nur die Personen, die eingebunden werden müssen. Die Sichtweisen oder Jobs der Personen wirken sich direkt auf den Zweck und das Produkt des Meetings aus. Beispielsweise wäre das Krankenhauspersonal nicht an einer Besprechung über die Krankenhauscomputersysteme beteiligt. Die Krankenschwestern und Ärzte würden jedoch an Versammlungen teilnehmen, die sich mit Gesundheits- und Krankheitsproblemen befassen, oder Besprechungen, die es ihnen ermöglichen, die Continuing Education Units (CEUs) zu finden, um ihre Lizenzen auf dem neuesten Stand zu halten.
Mögliche Probleme
Die wahrscheinlichen Probleme sind die Bedenken, die bei den Teilnehmern wahrscheinlich auftauchen, die Probleme, die sie mit dem aktuellen Stand der Tagesordnungspunkte sehen, oder die Probleme, die sie mit möglichen Lösungsansätzen während des Treffens vorhersehen. Zu den wahrscheinlichen Problemen gehören auch das Feststellen von Fehlern, die während der Vorbereitungen für das Meeting vergangen sind. Zum Beispiel gibt jemand eine Präsentation über mögliche Lösungen für die in der Agenda aufgeführten Probleme. In der Besprechung kann jemand feststellen, dass ein oder zwei Fakten fehlen, und dass diese Tatsachen tiefgreifende Auswirkungen auf das Ergebnis der Besprechung oder die Lösung haben können. Die Probleme können ein Problem mit den Kosten eines Projekts oder der Zeit sein, die mit dem Abschluss eines Projekts verbunden ist.
Verarbeiten
Der Meeting-Prozess umfasst die Schritte, die erforderlich sind, um das Meeting auf dem Laufenden zu halten und den Zweck des Meetings zu erreichen. Dies könnte auch die Erstellung eines Plans zur Erreichung zukünftiger Projekte und Waren umfassen, um sie auf dem Weg zur Fertigstellung zu halten. Wenn der Prozess zeitlich vorab aufgelistet wird, können alle Beteiligten sicherstellen, dass sie den Zweck und das Ergebnis des Meetings, Projekts oder Merchandising erreichen. Es ist ein Mittel, um den Fortschritt des Meetings zu verfolgen.
