Wenn es darum geht, eine Verwaltungsabteilung zu organisieren, ist es am besten, sich auf die effektivsten Wege zu konzentrieren, um die Effizienz zu verbessern, Verschwendung zu minimieren und die individuellen Talente der Verwaltungsmitarbeiter zu maximieren. Während einige Prozesse abhängig von den Anforderungen des Top-Managements und der Größe Ihres Büros variieren, können Sie grundlegende Techniken implementieren, um einen reibungsloseren Betrieb und ein effizienteres Büro zu erreichen.
Effizienz erhöhen. Implementieren Sie einen leistungsorientierten Ansatz für Aktivitäten. Organisieren Sie tägliche und wöchentliche Aufgaben mit dem Fokus auf Hochleistung, anstatt lange Aufgabenlisten zu erstellen.
Strukturieren und integrieren Sie die wichtigsten administrativen Aktivitäten Ihres Büros unter den leitenden Angestellten. Beauftragung leitender Mitarbeiter mit der Verwaltung von Spesenabrechnungen und der administrativen Unterstützung eines oder mehrerer Mitglieder des Managements und nicht des gesamten Büros.
Delegieren Sie administrative Aufgaben wie das Öffnen von E-Mails, das Beantworten von Anrufen und das Tippen an das Verwaltungspersonal auf Einstiegsebene, einschließlich Verwaltungsassistenten, Sekretäre und Praktikanten.
Unterstützen Sie Aktivitäten, von denen die gesamte Organisation nicht profitiert.Vermeiden Sie Aktivitäten, die nicht den vom Top-Management festgelegten Zielen entsprechen. Übertragen Sie zum Beispiel die Terminplanung für persönliche Reisen in letzter Minute oder delegieren Sie die Aufgabe an einen untergeordneten Mitarbeiter, der Aufgaben abholen und ablegen kann, ohne dass dies den Arbeitsfluss beeinträchtigt.
Umsetzung des Wunsches des Managements nach Veränderung Downsizing ist häufig eine notwendige Komponente für Änderungen in einem Verwaltungsbüro, insbesondere wenn eine Verwaltungsabteilung nicht zusammenhängend arbeitet, um der gesamten Organisation zu helfen. Ein Büro mit Assistenten der Geschäftsführung, die individuell arbeiten, um die Anforderungen des Top-Managements unabhängig von den organisatorischen Bedürfnissen zu erfüllen, ist ein Beispiel.
Gehaltsinformationen für Sekretäre und Verwaltungsassistenten 2016
Sekretäre und Verwaltungsassistenten verdienten im Jahr 2016 nach Angaben des US Bureau of Labor Statistics ein durchschnittliches Jahresgehalt von 38.730 USD. Im unteren Bereich verdienten Sekretäre und Verwaltungsassistenten ein Gehalt von 30.500 Dollar im 25. Perzentil. Das bedeutet, dass 75 Prozent mehr als diesen Betrag erzielten. Das 75. Perzentilgehalt beträgt 48.680 US-Dollar. Das bedeutet, dass 25 Prozent mehr verdienen. Im Jahr 2016 waren in den USA 3.990.400 Menschen als Sekretäre und Verwaltungsassistenten beschäftigt.
