Richtlinien und Verfahren sind vorhanden, um die interne und externe Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens zu bestimmen. Durch regelmäßige Überprüfung Ihrer Richtlinien und Verfahren stellen Sie sicher, dass Sie stets bewährte Methoden anwenden. Mithilfe von Evaluierungen können Sie Ihre Richtlinien bei Bedarf aktualisieren, um Änderungen in Ihrem Unternehmen oder in der Wirtschaft widerzuspiegeln und auf Bedürfnisse oder Bedenken in Ihrem Unternehmen einzugehen.
Richtlinien definieren
Richtlinien sind die schriftlichen Protokolle Ihres Unternehmens für den Umgang mit verschiedenen Geschäftsfunktionen. Beispielsweise haben Sie möglicherweise interne Richtlinien für Dinge wie Kleidung am Arbeitsplatz, Anwesenheit oder die Anforderung von Urlaubstagen. Möglicherweise verfügen Sie auch über externe Richtlinien für Probleme wie den Kauf oder die Bearbeitung von Kundenbeschwerden. Laut der KCG Consulting Group legen Richtlinien fest, wie Verfahren entwickelt, durchgeführt und bewertet werden und mit den strategischen Zielen einer Organisation im Einklang stehen sollten. Richtlinien werden in der Regel von einem Eigentümer, einer Geschäftsführung, einem Beirat oder einem Verwaltungsrat festgelegt.
Richtlinien überprüfen
Überprüfen Sie regelmäßig die Richtlinien, um sicherzustellen, dass sie vollständig, umfassend und leicht verständlich sind. Nutzen Sie dabei das Feedback von Kunden und Mitarbeitern. Laut KCG sollte eine Richtlinie schriftlich verfasst werden, wobei für jede Richtlinie eine Reihe von Richtlinien festgelegt werden sollte. Dies macht es leichter zu verstehen, zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern. Wenn Kunden sich regelmäßig darüber beschweren, dass Sie keine festgelegten Rückgabe- oder Rückerstattungsrichtlinien haben, oder wenn Mitarbeiter behaupten, dass es keinen fairen Prozess dafür gibt, wie Personen persönliche Tage nutzen, ist es sinnvoll, die Probleme in Ihre Richtlinienüberprüfungsagenda aufzunehmen. Wenn eine Richtlinie nicht mehr sinnvoll ist oder nicht mehr anwendbar ist, können Sie sie aktualisieren oder löschen.
Prozeduren definieren
Verfahren sind die Schritte oder Prozesse, die Ihr Unternehmen im täglichen Geschäftsalltag verwendet. Beispielsweise haben Sie möglicherweise ein Verfahren, wie Sie Besucher einchecken, das Geschäft für den Tag öffnen oder schließen oder Maschinen reinigen oder bedienen. Durch die Einführung von Verfahrensrichtlinien wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen sicher und effizient arbeitet, insbesondere in Bereichen, in denen Fehltritte gefährlich oder kostspielig sein können. Wenn Sie beispielsweise kein Verfahren zum Sperren Ihrer Geschäftstüren nachts haben, könnten Sie das Unternehmen möglicherweise für Diebstahl oder Vandalismus öffnen. Laut KCG sollten Verfahren Informationen darüber enthalten, wer was wann wann in welcher Reihenfolge und aus welchem Grund macht.
Überprüfen Sie die Verfahren
Aktivitäten mit mehreren Schritten oder Schritte, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, sollten Verfahrensrichtlinien enthalten. Wenn bei einigen Elementen Ihres Geschäfts häufige Fehltritte auftreten, sollte das Verfahren für diesen Bereich bewertet werden. Wenn sich Kunden beispielsweise regelmäßig über verspätete Lieferungen beschweren, bewerten Sie Ihre Verfahren für die Annahme von Bestellungen, die Erfüllung der Verpackung und die Nachverfolgung des Versands. Auf diese Weise können Sie Bereiche identifizieren, in denen eine Klarstellung oder eine genauere Definition erforderlich ist. Überprüfen Sie die Verfahren, indem Sie Mitarbeiter fragen, die mit einem Prozess nicht vertraut sind, um Ihre bestehenden Richtlinien zu lesen und Bereiche zu identifizieren, die nicht sinnvoll sind oder schwer verständlich sind.
