Die Gehaltsabrechnung ist eine mehrdimensionale Aufgabe, die ein Arbeitgeber ausführen muss. Der Arbeitgeber muss die Lohn- und Stundennormen des US-amerikanischen Arbeitsministeriums sowie die Lohnsteuervorschriften des Internal Revenue Service einhalten. Darüber hinaus muss es die staatlichen Abrechnungsanforderungen erfüllen. Eine Prüfliste für die Gehaltsabrechnung hilft dabei, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Lohnabwicklung
Die Checkliste sollte die Lohnbearbeitungsaufgaben für jede Zahlungsperiode enthalten. Dies umfasst alle Schritte, die erforderlich sind, um Löhne von Anfang bis Ende zu verarbeiten. Wenn es mehrere Zahlungsperioden gibt, z. B. alle zwei Wochen und halbjährlich, erstellen Sie separate Checklisten für jeden Zahlungszyklus, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn z. B. alle Stundenarbeiter alle zwei Wochen bezahlt werden und alle Angestellten halbjährlich bezahlt werden, sind separate Checklisten erforderlich, da beide Lohngruppen unterschiedlich verarbeitet werden.
Die Lohnverarbeitungscheckliste kann Schritte zur Bestätigung der Zeitkartenübermittlung, der Zeitkartenberechnung und der Eingabe der Abrechnungsstunden in das System enthalten. Es sollte einen Schritt einschließen, um sicherzustellen, dass die Lohnempfänger ihren regulären Lohn für den Lohnzeitraum erhalten. Darüber hinaus sollten Änderungen an den Gehaltsabrechnungsdaten der Mitarbeiter vorgenommen werden, z. B. Adress- und Abzugsänderungen, Gehaltsanpassungen, wie Gehaltserhöhungen und Entwertungsprüfungen, sowie Neueinstellungen und Kündigung. Sie kann auch die Verarbeitung von Zusatzentgelten wie Überstunden, Abfindungen, Prämien und Provisionen umfassen.
Abzugsbearbeitung
Lohnabzüge beinhalten gesetzliche / unfreiwillige Abzüge. Letzteres bedeutet, dass der Abzug rechtlich bindend ist. Gesetzliche Abzüge beinhalten die Bundeseinkommensteuer, die Sozialversicherungssteuer und die Medicare-Steuer sowie in den meisten Fällen die staatliche Einkommensteuer. Der Arbeitgeber ist für die Einbehaltung dieser Steuern vom Gehaltsscheck der Arbeitnehmer verantwortlich. Darüber hinaus ist er für seinen Teil der Lohnsteuer verantwortlich. Die Checkliste sollte die erforderlichen gesetzlichen Abzüge enthalten. Gesetzliche Abzüge beinhalten auch Lohnzahlungen und Einbehaltungsaufträge für Kinder. Fügen Sie sie gegebenenfalls in die Checkliste ein.
Freiwillige Abzüge sind solche, die das Unternehmen anbietet, wie Alters- und Krankenleistungen, Lebens- und Invaliditätsversicherung, Spenden für wohltätige Zwecke, Parkgebühren, Gewerkschaftsbeiträge und Rückzahlung von Darlehen. Die Checkliste muss nicht jede freiwillige Abzugsart auflisten, sie sollte jedoch die Überprüfung auf freiwillige Abzüge enthalten. Sobald der Vertreter der Lohnabrechnung mit der Lohnabrechnung vertraut ist, kann leicht festgestellt werden, welche Abzüge sich auf welche Mitarbeiter auswirken.
Pay Generation
Die Checkliste sollte Schritte zum Drucken von Gehaltsschecks und Pay-Stubs und zum Erzeugen der Direkteinzahlungsdatei enthalten. Fügen Sie einen Schritt für den Druck eines Vorverarbeitungsberichts hinzu, der es dem Personalverantwortlichen ermöglicht, die Lohnabrechnung vor dem Drucken der Gehaltsschecks und vor dem Erzeugen der Direkteinzahlungsdatei zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Wenn die Gehaltsschecks nach der Abrechnung an eine bestimmte Person weitergeleitet werden sollen, geben Sie dies in der Checkliste an.
Nachbearbeitung
Nach der Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen die relevanten Daten eingereicht werden, um die Einhaltung der Aufzeichnungen zu gewährleisten. Die Checkliste sollte die verschiedenen Abrechnungsberichte enthalten, die eingereicht werden müssen. Darüber hinaus sollte es die erforderlichen Berichte für verwandte Abteilungen enthalten, z. B. Buchhaltung oder Finanzen und Personal. Wenn weitere Interaktionen mit diesen oder anderen Abteilungen erforderlich sind, fügen Sie sie der Checkliste hinzu. Wenn zum Beispiel eine externe Steuerbehörde die Lohnsteuersteuerangelegenheiten der Firma behandelt, sollte die Checkliste enthalten, wie die Lohnsteuerdateien an die Steuerbehörde weitergeleitet werden.
