Organisationen haben Anreize zur Überwachung ihrer Abrechnungsvorgänge. Neben Betrug, der Ressourcen verbraucht, gibt es Regelungen für Steuern, Beschäftigung und Datenschutz, die rechtliche und finanzielle Folgen für die Nichteinhaltung haben. Abrechnungsprüfungen bestätigen die Genauigkeit der Abrechnung, identifizieren Schwachstellen in der Abrechnung und stellen sicher, dass Vergütungsverfahren und -richtlinien das Risiko minimieren. Sie dienen auch als Gegenprobe, dass frühere Prüfungsfeststellungen berücksichtigt wurden. Ob ein internes Team oder eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Checklisten für die Lohnbuchhaltung decken die wichtigsten Kategorien ab.
Überprüfen Sie die Beschäftigungssätze
Die Personalabrechnung konzentriert sich auf die Stammdaten der einzelnen Mitarbeiter und den Datensatz der Organisation über die zugewiesene Entlohnung eines Arbeitnehmers. Zu den Faktoren, die berücksichtigt werden, gehören die Anzahl der Mitarbeiter, die Anspruchsberechtigung, der Beschäftigungsstatus und das Jahresergebnis. Payroll-Audits vergleichen den Dateiinhalt mit den ausgegebenen Gehältern, verfolgen Änderungen und Änderungsberechtigungen und überprüfen Sicherheitsmaßnahmen wie den Zugriff. Ein Master-File-Audit bestätigt auch, dass nur aktive, berechtigte Mitarbeiter bezahlt werden, und überprüft die Rechtzeitigkeit von Mitarbeitertrennungsgeschäften.
Gehaltsabrechnung prüfen
Ein Abrechnungsprüfer möchte sicherstellen, dass das Bruttogehalt und die Gehaltsabrechnungen korrekt berechnet wurden. Steuereinbehalte, Altersversorgungsbeiträge, Leistungsprämien und Pfändungen müssen überprüft werden. Die Prüfer prüfen die Gehaltsvorschüsse und Kredite an die Mitarbeiter und weisen auf das Vorhandensein schriftlicher Richtlinien, angemessener Unterlagen und administrativer Kontrollen und Salden hin. Boni und Provisionen werden mit den Verkaufs- und Incentive-Programmen sowie den geltenden Richtlinien und Verfahren abgeglichen. Aufgeschobene Vergütungen, wie z. B. bezahlte Feiertage, die in einem anderen Zahlungszeitraum abgelegt werden, verdienen auch die Aufmerksamkeit des Abschlussprüfers.
Zeitnahme-Transaktionen überwachen
Die geleisteten Arbeitsstunden müssen entweder auf Papier oder auf elektronischem Wege dokumentiert werden, damit die Arbeitnehmer ordnungsgemäß bezahlt werden können. Die bezahlte Freistellung kann mit den Arbeitsstunden verbunden sein, die eine Überprüfung der Krankengehälter, des persönlichen Urlaubs, des bezahlten Militärurlaubs und der Urlaubstage erfordern. Der zeitgesteuerte Aspekt einer Gehaltsabrechnung zeigt Überzahlungen, Unterzahlungen und Unstimmigkeiten bei den Abzeichnungsverfahren, die eingeführt wurden, um unlautere Zeitberichte zu reduzieren.
Überprüfen Sie die Beschäftigungskosten
Gepolsterte Spesenabrechnungen, die die Personalkosten erhöhen und möglicherweise gegen die Vorschriften des Internal Revenue Service verstoßen, können bei einer Lohnbuchhaltung aufgedeckt werden.Neben der Sicherstellung, dass Erstattungsanträge mit den Unternehmensrichtlinien und dem Genehmigungsverfahren übereinstimmen, überprüfen Rechnungsprüfer die Einnahmen und berechnen die Gesamtkosten für die Richtigkeit. Durch die Überprüfung der Konten oder Kostenstellen, die den Zahlungen für Reise- und sonstige Beschäftigungskosten entsprechen, wird sichergestellt, dass die Abschlüsse genaue Werte für die verkauften Waren, den Arbeitsaufwand und den Lagerbestand darstellen.
