Ein Projektmanager trifft sich regelmäßig mit internen Mitgliedern des Projektteams, um ihre aktuellen Projekte zu besprechen. Darüber hinaus kann ein Projektmanager Meetings mit Stakeholdern des Projekts, der Geschäftsführung und Kunden zum Start eines Projekts durchführen und laufende Meetings abhalten, um Aktualisierungen zu ihren Projekten bereitzustellen und Fragen zu Zeitplänen und Budgets zu beantworten. Die Vorbereitung für jedes Projektmeeting ist entscheidend, um sowohl Ihre Zeit als auch die der Meetingteilnehmer sinnvoll zu nutzen.
Laden Sie die entsprechenden Personen zum Projektmeeting ein. Bestimmen Sie die Ziele, die Sie auf der Besprechung basierend auf den eingeladenen Personen erreichen müssen. Wenn Sie sich mit Mitgliedern des Projektteams treffen, können Sie Ziele setzen, um Statusaktualisierungen zu erhalten, interne Probleme zu lösen und die Teammitglieder Informationen über das Projekt auszutauschen. Beim Treffen mit Projektteilnehmern, Führungskräften und Kunden besteht das Ziel darin, allgemeine Meilensteinaktualisierungen bereitzustellen und Fragen zu beantworten.
Bitten Sie die eingeladenen Teilnehmer einige Tage vor dem Meeting um Tagesordnungsthemen. Fragen Sie beim Treffen nicht nach einem Überraschungskurvenball, sondern fragen Sie Fragen und Diskussionsthemen von den Projektbeteiligten. So haben Sie Zeit, andere vorzubereiten und einzuladen, die Sie beim Meeting unterstützen können. Erwarten Sie, was die eingeladenen Personen über das Projekt hören und diskutieren möchten. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass die Kunden Marketingmaterialien diskutieren möchten, erhalten Sie Updates von Ihrer Kommunikationsabteilung und laden Sie einen Vertreter zum Meeting ein.
Erstellen Sie eine formelle Agenda für Projektmeetings. Listen Sie die Besprechungsdetails wie Besprechungsname, Datum, Uhrzeit, Ort und Konferenznummer oben auf der Seite auf. Liste der Agenda-Themen wie Status der Projektmeilensteine; Status funktionaler Geschäftsbereiche wie IT, Marketing, Recht und andere relevante Abteilungen; Projektbudget; nächste Schritte; und alle Themen, die Ihnen von anderen vorgeschlagen wurden.
Senden Sie allen eingeladenen Teilnehmern eine Einladung und eine Agenda für die elektronische Besprechung. Fügen Sie einen Projektplan oder Statusbericht hinzu, um Ihre Diskussion über Status und Zeitplan zu begleiten. Senden Sie die Einladung so früh wie möglich ab und verfolgen Sie die Tagesordnung und die Anhänge mindestens ein bis zwei Tage vor dem Meeting. Dies ermöglicht Ihren Eingeladenen, die Dokumente zu überprüfen und sich im Voraus vorzubereiten.
Informieren Sie sich über die Meeting-Logistik, z. B. über die Reservierung von Konferenzräumen und die Einrichtung von Räumen, einige Tage vor Ihrem Meeting. Testen Sie Ihre Konferenzrufnummer und Ihre Webkonferenzanmeldungen, um sicherzustellen, dass sie funktionieren und leicht zugänglich sind. Da die Teilnehmer wahrscheinlich an mehreren Aufgaben arbeiten, sollten Sie niemandem die Zeit mit fehlerhaften Telefonnummern und Weblinks verschwenden.
