Die Arbeitgeber legen in der Regel einen Check-Stub oder eine gleichwertige Erklärung zusammen mit dem Gehaltsscheck eines jeden Mitarbeiters bei, unabhängig davon, ob es sich um ein Papierdokument oder ein Online-Dokument für Gehaltsschecks handelt, die per Direkteinzahlung ausgestellt werden. Check-Stubs sind Dokumente, die möglicherweise erforderlich sind, um die Aufzeichnungsanforderungen der Regierung zu erfüllen. Auch wenn das Sichern von Checkstubs nicht obligatorisch ist, kann dies dennoch umsichtig sein.
FLSA-Anforderungen
Die Bundesregierung hat keine Vorschrift, nach der Arbeitgeber Gehaltsschecks ausstellen oder behalten müssen. Die Anforderungen des Fair Labor Standards Act enthalten Richtlinien für die Dokumentation der Gehaltsabrechnung. Im Allgemeinen müssen Informationen zur Abrechnung aufbewahrt werden 3 Jahre. Wenn einige dieser Daten mit Prüfstubs aufgezeichnet werden, müssen sie auch drei Jahre aufbewahrt werden. Lohnlisten müssen enthalten:
- Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.
- Geschlecht und Beruf des Arbeitnehmers
- Geburtsdatum von Arbeitnehmern unter 19 Jahren
- Datum und Uhrzeit jeder Arbeitswoche beginnen und enden. Das Datum, an dem die Abrechnungsperiode beginnt, ist erforderlich, wenn sie von der Arbeitswoche abweicht.
- Das Datum, an dem der Mitarbeiter bezahlt wird
- Tägliche und wöchentliche Arbeitsstunden.
- Der Lohnsatz des Mitarbeiters.
- Regellöhne, Überstundenvergütung und Zu- oder Abschläge vom Gehalt des Arbeitnehmers.
Arbeitgeber müssen für zwei Jahre Zeitkarten oder den entsprechenden Arbeitsausweis führen.
Zusätzliche Anforderungen an die Personalabrechnung der Regierung
Die Equal Employment Opportunity Commission erklärt, dass Arbeitgeber alle Beschäftigungsaufzeichnungen, einschließlich Check-Stubs und Lohnlisten, mindestens ein Jahr aufbewahren müssen. Falls ein Mitarbeiter eine Beschwerde beim EEOC einreicht, müssen die Aufzeichnungen bis zu einem Jahr nach der endgültigen Verfügung durch das EEOC oder bis zu einem Jahr nach Beendigung einer Klage aufbewahrt werden.
Staaten können zusätzliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen festlegen. Die Texas Workforce Commission sagt zum Beispiel, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern einen Check-Stub oder ein gleichwertiges Dokument zur Verfügung stellen müssen, in dem alle Daten aufgelistet sind, die zur Vorbereitung eines Gehaltsschecks verwendet werden. Lohnlisten müssen aufbewahrt werden vier Jahre Einhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Arbeitslosengeld in Texas.
Richtlinien für Arbeitgeberakten
Ein Unternehmen oder eine Organisation stellt aus verschiedenen Gründen Schecks und Check-Stubs her. Der Internal Revenue Service empfiehlt das Prüfen von Stubs und Bankdatensätzen, die als dienen Belege aus steuerlichen Gründen für die Verjährungsfrist behalten. Beispielsweise beträgt die Verjährungsfrist für Steuererklärungen sechs Jahre. Nolo.com schlägt vor, dass Unternehmen Check-Stubs und Finanzunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren.
