Self-Service-Personalsysteme ermöglichen es den Mitarbeitern, Informationen zu aktualisieren, Lohnabrechnungen einzusehen, Angebote abzugeben und Unternehmensrichtlinien zu lesen. Die Systeme reduzieren den Arbeitsaufwand für das Personalwesen und können die Verwaltungskosten in Organisationen senken. Personal-Self-Service-Systeme bieten einem Unternehmen Vorteile, aber das Management muss die Nachteile berücksichtigen, bevor ein System implementiert wird.
Ausbildung
Die Organisation muss Zeit und Ressourcen einsetzen, um Mitarbeiter für die Nutzung des neuen Personalsystems zu schulen. Für einige Mitarbeiter ist es möglicherweise unangenehm, das rechnergestützte System zur Aktualisierung ihrer Datensätze im Personalsystem zu verwenden. In einer Organisation mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern können für die Schulung mehrere Sitzungen erforderlich sein, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit dem System vertraut sind. Mitarbeiter der Personal- und Informationstechnologie benötigen außerdem Schulungen zu dem neuen System, um die Mitarbeiter auch bei der Behebung von Systemproblemen zu unterstützen.
Menschlicher Fehler
Ein Self-Service-System eröffnet die Möglichkeit von Fehlern, die von Mitarbeitern in die Personalakte aufgenommen werden. Fehler sind zwar auch möglich, wenn Personalmitarbeiter Personaldaten in Dateien eingeben, das Problem kann jedoch bei Mitarbeitern, die mit dem System nicht vertraut sind, größer sein. Die Fehler können ohne Personaleinsicht unentdeckt bleiben.
Zugriff
Möglicherweise haben nicht alle Mitarbeiter einer Organisation Zugriff auf Computer, um Informationen einzugeben oder anzuzeigen. Die Kosten für die Implementierung des Systems steigen, wenn das Unternehmen im gesamten Gebäude Computersysteme für den Zugang der Mitarbeiter zu Personalinformationen einrichtet. Die im Unternehmen eingerichteten Computerstationen erhöhen auch die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter der Informationstechnologie.
Interaktionen von Angesicht zu Angesicht
Ein computerbasiertes Self-Service-Personalsystem reduziert die persönliche Interaktion zwischen Mitarbeitern und Mitarbeitern. Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise Unterstützung, um die Versicherungs- und Leistungsformulare zu verstehen, die bei einem Selbstbedienungssystem nicht verfügbar sind.
Online-Informationssicherheit
Unternehmen, die ein Self-Service-System verwenden, das Mitarbeitern den Zugriff über das Internet ermöglicht, müssen Maßnahmen ergreifen, um die persönlichen Informationen des Arbeitnehmers geheim zu halten. Ein System, das das Unternehmens-Intranet verwendet, ist eine sicherere Option für Mitarbeiterinformationen, es muss jedoch trotzdem geschützt werden, um die Vertraulichkeit von Mitarbeiterdaten zu schützen.
