Das Führen eines Telefonprotokolls ist hilfreich, wenn Sie ein Unternehmen betreiben. Ihre Kunden und sogar Neukunden haben möglicherweise spezielle Wünsche, die erfüllt werden müssen. Sie können die Bestellungen mit speziellen Anweisungen nachverfolgen oder einfach nachverfolgen, wen Sie angerufen haben, wer Sie wann angerufen hat. Das Führen eines Logbuchs oder eines Telefonprotokolls ist der Weg, um dies zu erreichen. Sie können ein Protokoll in einer einfachen Excel-basierten Kalkulationstabelle führen oder die integrierten Funktionen von Microsoft Outlook verwenden.
Kalkulationstabelle
Öffnen Sie Ihre Excel-basierte Tabelle.
Erstellen Sie eine Tabelle in der Kalkulationstabelle, die aus vier Spalten besteht.
Beschriften Sie jede Spalte. Machen Sie sie zu "Datum", "Zeit", "Person" und "Notizen". Wenn Sie "Person" nicht mögen, verwenden Sie ein anderes Wort, mit dem Sie angeben, mit wem Sie gesprochen haben. In "Notizen" erläutern Sie die Essenz der Konversation.
Microsoft Outlook: Von einem Kontakt
Öffnen Sie Microsoft Outlook.
Klicken Sie im Menü der Business Tools auf "Konten", "Geschäftskontakte" oder "Verkaufschancen".
Doppelklicken Sie auf den Kontaktnamen oder Eintrag, für den Sie ein Telefonprotokoll erstellen möchten.
Suchen Sie nach "Kontoprotokollelemente", "Geschäftskontaktprotokollelemente" oder "Opportunity-Historienelemente". Klicken Sie unter einem dieser Menüs auf "Neu" und dann auf "Telefonprotokoll".
Geben Sie die Details des Telefongesprächs oder die von Ihnen gewünschten Notizen ein. Klicken Sie anschließend auf "Speichern und schließen", wenn Sie fertig sind.
Microsoft Outlook: Über die Standardsymbolleiste
Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil neben "Neu".
Klicken Sie auf "Telefonprotokoll".
Geben Sie die Informationen ein, die Sie aufnehmen möchten.
Klicken Sie in der Business Contact Manager-Symbolleiste auf "Mit Datensatz verknüpfen".
Klicken Sie im Dialogfeld "Link to Record" auf die Kontaktperson, mit der Sie Ihr Telefonprotokoll verknüpfen möchten. Wählen Sie den Datensatz aus, zu dem Sie einen Link erstellen möchten, und klicken Sie auf "Link". Das Telefonprotokoll ist jetzt mit dem Namen Ihres Kontakts verknüpft.
