Ein permanentes Inventarsystem besteht aus einer Reihe von Buchhaltungsprozessen, mit denen ein Unternehmen Finanzinventardaten anzeigen kann. Viele Unternehmen nutzen dieses System - insbesondere solche, die ein Kostenrechnungssystem für Auftragskosten verwenden oder viele verschiedene Arten von Lagerbeständen verkaufen. Unternehmen müssen die Vor- und Nachteile eines ewigen Systems abwägen, bevor es implementiert wird.
Genaues Reporting
Unternehmen erfahren oft eine genauere Finanzberichterstattung mit einem permanenten Inventarsystem. Buchhalter aktualisieren das Hauptbuch nach jeder Bestandsbuchung. Dies führt zu einem Hauptbuchkonto, das die tatsächliche physische Inventur genau widerspiegelt. Besitzer und Manager können dann Qualitätsentscheidungen treffen, die auf der Genauigkeit der Berichterstellung von Inventarwerten beruhen. Von dieser Methode profitieren auch mehrere Bestandsarten, da die Buchhalter die einzelnen Vorgänge über das Hauptbuch genau nachverfolgen.
Elektronisches Management
Perpetual Inventory Systeme verwenden häufig elektronische Methoden zur Aufzeichnung von Transaktionen. Ein Beispiel ist das Barcode-System, das ein Bekleidungshändler beim Verkauf von Waren verwendet. Bei jedem Scan werden Daten erfasst, die den Inventarwert des Unternehmens aktualisieren. Buchhalter verwenden diese Informationen, um das Hauptbuch auszugleichen. Unternehmen nutzen die Daten auch, um Waren mit einem Just-in-Time-System zu bestellen. Elektronische Bestellungen helfen, Auslagerungen und Verkaufsverluste zu vermeiden.
Kosten
Viele permanente Lagersysteme sind teuer. Die Kosten für diese Systeme sind zweifach. Die für das Funktionieren des Systems erforderliche Technologie kann einen erheblichen Kapitalaufwand darstellen. Die Aktualisierung des Systems für neue Änderungen an der Technologie ist ebenfalls kostspielig. Die Schulung der Mitarbeiter für die ordnungsgemäße Verwendung des Systems ist ein weiterer Aufwand. Auf der administrativen Seite müssen Unternehmen Steuerberater finden, die das System bearbeiten und häufige Änderungen am Hauptbuch vornehmen können.
Verarbeiten
Perpetual Inventory Systeme sind oft zeitaufwändig. Elektronische Aktualisierungen des Hauptbuchs eines Unternehmens können dazu führen, dass ein Kontoabgleich erforderlich ist. Die Buchhalter verbringen oft jede Woche oder jeden Monat reichlich Stunden, um das Inventar abzustimmen. Anhaltende Fehler können auch zu weiteren Komplikationen führen. Buchhalter müssen Fehler korrigieren und das Bestandskonto ausgleichen, bevor die Bücher des Unternehmens geschlossen werden. Die Berichterstattung über ungenaue Bestandszahlen kann eine Prüfung auslösen, was zu potenziellen Problemen für das Unternehmen führen kann.
