Unternehmen und Organisationen, die schon lange existieren, erledigen Aufgaben über Prozesse, die oft nicht dokumentiert und nicht vollständig verstanden werden. Unabhängig davon, ob es sich um eine einfache Reinigungsaufgabe handelt, die im Laufe der Zeit kostspielig ist oder große Produktions- oder Geschäftsunternehmen analysiert, können Beispiele für Prozessverbesserungen in anderen Organisationen Einblicke in die Funktionsweise Ihres eigenen Unternehmens gewinnen.
Grundlegende Prozessverbesserung
Ein Aspekt von Prozessverbesserungsprogrammen ist die Ermittlung der Hauptursachen von Problemen. Dies wird als Ursachenanalyse bezeichnet. Die Website Management for the Us of Us zitiert ein Beispiel für die Ursachenanalyse in einer Stadtverwaltung.
In diesem Beispiel gab die Stadt zu viel Geld für die Reinigung von Vogelkot einer Bronzestatue im Park aus. Die Stadt hat verschiedene Beschichtungen ausprobiert, um die Reinigung schneller und einfacher zu gestalten. Es wurden Geräuschgeneratoren ausprobiert, um die Vögel zu verscheuchen. Als die Stadt mehrere Tage lang im Park einen Stromausfall erlitt, bemerkte das mit der Reinigung der Statue beauftragte Personal, dass sich auf der Statue weniger Abfälle befanden. Nach der Analyse entschied das Management, die Lichter für die Statue später am Abend einzuschalten. Diese Politik führte zu weniger Vogelkot und schnelleren, effizienteren Reinigungen. Die Lichter in der Dämmerung zogen Insekten an, von denen sich Vögel ernähren. Durch die Änderung des Beleuchtungsplans zogen sie während der natürlichen Fütterungszeit der Vögel weniger Insekten um die Statue an, was zu weniger Vogelkot auf der Statue führte.
Effizienz der Buchhaltung
Die Internationale Gesellschaft für Leistungsverbesserung nennt ein Beispiel für eine Prozessverbesserung in einer Telefongesellschaft. Die Verbesserung erfolgte in der 500-köpfigen Buchhaltungsabteilung des Unternehmens, die monatlich 3,5 Millionen Telefonrechnungen in zwei Rechnungszentren abwickelte. Das Ziel der Prozessverbesserung war die Reduzierung der Rechnungskosten.
Als Manager funktionsübergreifende Flussdiagramme für die verschiedenen Prozesse erstellten, traten bei der Abwicklung von Abprallprüfungen eine Reihe von Problemen auf. Die Analyse hat gezeigt, dass die beiden Zentren unterschiedliche Prozesse zur Abwicklung von Abprallprüfungen verwendeten. Diese Prozessunterschiede zeigten, dass ein zentrales, automatisiertes System die Bearbeitungszeiten und Arbeitslasten in den beiden Zentren reduzieren kann. Durch die Analyse der bestehenden und überarbeiteten Prozesse wurden auch Situationen identifiziert, in denen die Buchhaltung Aufgaben erfüllte, die eigentlich von anderen Abteilungen ausgeführt werden sollten und tatsächlich durchgeführt wurden, wodurch die Kosten durch Doppelarbeit erhöht wurden.
Komponentenauffüllung
Im Rahmen einer Prozessneuentwicklung erstellte ein großer Hersteller Flussdiagramm-Prozessdiagramme der verschiedenen Werksfunktionen und erstellte funktionsübergreifende Prozessdiagramme. Bei der Betrachtung der Art und Weise, wie Monteure die Eimer mit Befestigungselementen füllten, stellten die Manager fest, dass jeder Monteur feststellen würde, dass der Eimer niedrig war, den Eimer zu einem zentralen Ort beförderten und den Eimer füllten, bevor er zur Montagestation zurückkehrte. Jeder Monteur füllte seinen Eimer alle zwei bis drei Tage und brauchte fünf bis zehn Minuten, um die Aufgabe zu erledigen. Jeder Monteur benötigte 1 1/2 bis 2 Arbeitstage pro Jahr, um seinen Vorratsbehälter wieder aufzufüllen. Bei Tausenden von Monteuren betrug die kumulierte Gesamtmontagezeit ungefähr ein Dutzend Mitarbeiter, die im Laufe des Jahres untätig waren. Durch die Investition in einen großen Wagen für den Transport von Befestigungselementen, einen Mitarbeiter, der den Wagen schieben sollte, und ein System aus gelben Karten, um anzuzeigen, dass der Monteur keine Befestigungselemente hatte, konnte das Unternehmen fast 500.000 USD pro Jahr an Zeitverlusten einsparen.
