In buchhalterischer Hinsicht bedeutet das Wort "buchen" das Erfassen einer Transaktion oder Korrektur auf den korrekten Konten, wobei einem Konto eine Belastung zugeordnet wird und einem anderen Konto eine Gegengutschrift zugewiesen wird. Die Buchung kann eine manuelle Aufgabe sein, die nur auf Papier ausgeführt wird. In der heutigen Geschäftswelt wird jedoch die meiste Buchhaltung auf Computern durchgeführt. In diesem Fall bedeutet "Buchen" die Eingabe der Transaktion in ein Softwareprogramm und das Speichern der Transaktion, damit die entsprechenden Konten aktualisiert werden.
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Grundbuchung im Rechnungswesen
Stellen Sie alle Belege zusammen, die sich auf die zu buchenden Vorgänge beziehen. In der Regel handelt es sich dabei um Rechnungen Ihrer Lieferanten, die an Kreditoren gebucht werden, Ihre Rechnungen an Ihre Kunden, die an Debitoren gebucht werden, oder manchmal Anpassungen der Hauptbuchhaltung.
Bestimmen Sie die Konten, die bei der Buchung belastet und gutgeschrieben werden. Wenn Sie zum Beispiel eine ausstehende Forderung gegenüber einer anderen Partei buchen, z. B. eine Rechnung Ihres Lieferanten, wird ein Aufwandskonto oder ein Vermögenskonto belastet, und ein Haftungskonto wird gutgeschrieben. Beispiel: Die Buchung einer von Acme Electricity geschuldeten Rechnung in Höhe von 10,00 US-Dollar führt zu der folgenden Transaktion: Nebenkosten (Aufwandskonto) 10,00 und Belastungsposten (Passivkonto) 10.00 Gutschrift
Wenn Sie die Transaktion manuell buchen, werden beim Buchungsvorgang einfach die Nummern auf den Kontoseiten geschrieben und die Kontensalden aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass Sie alle zugehörigen Konten aktualisieren.
Melden Sie sich für die computergestützte Buchung bei Ihrer Software an und geben Sie das entsprechende Modul ein. Für unser Buchungsbeispiel wird das Modul wahrscheinlich als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet. Geben Sie gemäß Ihrer Softwareanleitung die Kontonummer oder den Namen des Spesenkontos (für unser Beispiel Utilities Expense) und den zu zahlenden Betrag in die entsprechenden Felder ein.Ihre Software fragt Sie auch nach einem Fälligkeitsdatum. Eventuell müssen Sie ggf. auch Rabattkonditionen eingeben. Diese werden gegebenenfalls auf der Rechnung angegeben.
Sichern Sie vor dem Posten Ihre Daten und drucken Sie einen vorläufigen Bericht. Vergleichen Sie die von Ihnen eingegebenen Daten mit den Daten auf der Rechnung und prüfen Sie sie auf Fehler. Korrigieren Sie gegebenenfalls Ihre eingegebenen Daten.
Wenn Sie sicher sind, dass alle Ihre Daten korrekt eingegeben wurden, wählen Sie die Option in Ihrem Buchhaltungsprogramm aus, um die Daten an die Konten zu buchen. Stellen Sie sicher, dass Sie vollständige Berichte der Daten drucken, die Sie für Ihre Datensätze gebucht haben. Zeigen Sie Ihre Kontodaten an, um sicherzustellen, dass Ihre Daten richtig gebucht wurden.
Transaktionen mit der Debitorenbuchhaltung werden ähnlich gebucht. Die betroffenen Konten sind normalerweise ein Ertragskonto (Einkommen) und ein Vermögenskonto (entweder Forderungen oder Bargeld). Beispiel: Ihre Rechnung über 200,00 US-Dollar für Klempnerarbeiten, die Sie Ihrem Kunden zur Verfügung stellen, wird wie folgt gebucht: Debitorenbuchhaltung (Guthabenkonto) 200,00 US-Dollar Belastung und Einnahmen aus den angebotenen Sanitärdienstleistungen (Erlöskonto) 200 US-Dollar Guthaben
Tipps
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Führen Sie beim Aufzeichnen mehrerer Transaktionen, wie z. B. eines Stapels von Rechnungen, ein Band zum Hinzufügen von Maschinen aus, das den Rechnungsbetrag jeder Rechnung mit einer Summe am Ende auflistet. Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Daten vor der Veröffentlichung auf Fehler zu überprüfen.
Warnung
Transaktionen, die direkt in Ihrem Hauptbuch (manchmal auch als General Journal bezeichnet) gebucht werden, unterscheiden sich nicht wesentlich von der Kreditorenbuchhaltung oder der Debitorenbuchhaltung. Achten Sie beim direkten Anpassen von Konten besonders darauf, dass die Belastung und Gutschrift in der richtigen Richtung erfolgt. Ein häufiger Fehler ist die Belastung eines Kontos, das Sie gutschreiben möchten, und umgekehrt das Konto, das Sie belasten möchten, falsch fällig. Diese Art von Posting-Fehlern ist nicht schwer zu beheben, aber trotzdem frustrierend.
