In der periodengerechten Buchführung werden die Einnahmen mit den Aufwendungen, die für ihre Generierung verwendet wurden, abgeglichen und werden zu ihrem Zeitpunkt erfasst, unabhängig von dem Zeitpunkt, zu dem Bargeld getauscht wird. Dies führt dazu, dass eine doppelte Buchführung erforderlich ist, bei der jede Transaktion mindestens eine Gutschrift und eine Belastung aufweist. Die in dieses System vorgenommenen Einträge werden als Journaleinträge bezeichnet. Um eine Rechnung im Rechnungswesen zu erfassen, müssen Sie wissen, wie sich die Transaktion auf die verschiedenen Konten in Ihrer Organisation auswirkt.
Grundlagen der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung basiert auf der Prämisse, dass Vermögenswerte immer den Verbindlichkeiten zuzüglich des Eigenkapitals des Unternehmens entsprechen. Vermögenswerte können Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente, Gebäude, Ausrüstungen, Investitionen und mehr umfassen. Verbindlichkeiten sind Beträge, die Ihr Unternehmen schuldet, z. B. Salden bei Lieferanten, Kreditsalden, revolvierende Kontensalden und sogar Ausgleichszahlungen. Das Eigenkapital des Geschäfts ist die Differenz zwischen den Vermögenswerten und den Verbindlichkeiten und wird durch Erträge und Aufwendungen beeinflusst.
Die Einnahmen erhöhen das Eigenkapital und die Ausgaben verringern es. Negatives Eigenkapital bedeutet, dass Ihr Unternehmen mehr schuldet, als es besitzt. Bei der doppelten Buchhaltung werden Konten in einem Saldo geführt, bei dem die Lastschriften immer den gleichen Kredit entsprechen. Die normalen Salden für Vermögenskonten sind Belastungen. Übliche Salden für Verbindlichkeiten und Eigenkapital sind Kredite. Da die Einnahmen das Eigenkapital erhöhen, ist ihr normales Guthaben auch eine Gutschrift, während die Ausgaben Belastungen sind. Auf diese Weise bleibt die Gleichung im Gleichgewicht.
Grundlegendes zur Kreditorenfunktion
Um eine Rechnung zu journalisieren, müssen Sie die Rechnung bereits in Ihre Buchhaltungsunterlagen eingegeben haben. Sie machen dies mit dem Kreditorenkonto, das Beträge darstellt, die Ihr Unternehmen gegenüber anderen Parteien aus dem normalen Geschäftsbetrieb schuldet. Möglicherweise haben Sie eine Rechnung oder Rechnung aus dem Erwerb eines Vermögenswerts oder aus der Entstehung von Kosten erhalten. Sie würden die Rechnung sofort nach Erhalt als Rechnungskonto verbuchen, auch wenn der endgültige Zahlungstermin nicht für weitere 15, 30 oder 60 Tage fällig wird.
Beispiele für das Journalisieren einer Rechnung im Rechnungswesen
Angenommen, Sie erhalten eine Rechnung über den Kauf von Waren in Höhe von 50.000 US-Dollar, die Sie weiterverkaufen. Diese Ware ist Inventar, ein Vermögenswert Ihres Unternehmens. Sie werden diese Rechnung als Belastung des Lagerbestands und als Gutschrift auf Kreditoren verbuchen.
Sie erhalten die Stromrechnung für diesen Monat in Höhe von 850 US-Dollar. Strom ist eine Ausgabe. Sie belasten das Nebenkostenabrechnungskonto und die Kreditorenbuchhaltung.
Wenn die Rechnung oder Rechnung bezahlt ist, wirkt sich dies auf die Verbindlichkeiten und die Barzahlung aus. Da Sie die Verbindlichkeit der Verbindlichkeiten reduzieren, ist dies die Belastungsseite der Transaktion. Sie reduzieren das Barvermögen, so dass Sie Geld gutschreiben. Im folgenden Beispiel wird davon ausgegangen, dass wir für unsere beiden Journaleinträge Zahlungen für beide Rechnungen ausstellen.
Kurz gesagt, Sie zeichnen die Rechnung oder Rechnung auf, indem Sie entweder ein Vermögenswert- oder ein Aufwandskonto belasten und die Kreditoren gutschreiben. Wenn Sie die Rechnung bezahlen, belasten Sie die Verbindlichkeiten und schreiben Guthaben in bar.
