Umgestaltungen können notwendig sein, um sich ändernden Geschäftsmodellen oder wirtschaftlichen Bedingungen Rechnung zu tragen, sie können jedoch sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden störend sein, wenn sie nicht ordnungsgemäß geplant und ausgeführt werden. Die Entwicklung eines strategischen Plans für eine Umstrukturierung einer Abteilung erfordert Kommunikation während des gesamten Prozesses. Wenn der Plan endlich bekannt ist, mögen einige die Ergebnisse nicht mögen, aber niemand sollte sich durch sie blind machen.
Sagen Sie Ihrer Führungskraft, dass Sie eine Umstrukturierung einer Abteilung in Betracht ziehen, um sich an die sich ändernden Marktbedingungen anzupassen. Bilden Sie eine Gruppe von Schlüsselpersonen innerhalb des Unternehmens, die als Analyse- und Planungsteam dient, um die geschäftlichen Anforderungen rund um die Abteilung zu überdenken und wie sie aussehen sollen, wenn die Umstrukturierung abgeschlossen ist.
Sprechen Sie mit wichtigen Kunden und Verbrauchern der Produkte und Dienstleistungen Ihrer Abteilung, um ihre Erwartungen an Ihre Abteilung herauszufinden. Dies können je nach Situation interne Kunden, externe Kunden oder beides sein. Bestimmen Sie, welche Probleme sie mit der Qualität, Geschwindigkeit und Reaktionsfähigkeit Ihrer Abteilung haben.
Ermitteln Sie die Gründe für die Umstrukturierung und wie diese Änderung der Abteilung und dem Unternehmen einen Mehrwert bringt. Binden Sie dies zurück an die Mission der Abteilung und an die Mission und den Wert des Unternehmens. Stellen Sie bei der weiteren Entwicklung des Plans sicher, dass die Änderungen Ihre Abteilung auf diesem Weg führen.
Analysieren Sie die aktuellen Prozesse Ihrer Abteilung. Vergleichen Sie diese mit ihrer organisatorischen Mission und trennen Sie die Kernprozesse von denen, die an anderer Stelle innerhalb des Unternehmens dupliziert wurden oder die für die Erreichung der Ziele der Abteilung von sekundärer Bedeutung sind. Identifizieren Sie die Lücken zwischen der tatsächlichen und der gewünschten Leistung. Bestimmen Sie, wie die vorhandene Struktur Leistung und Kundenzufriedenheit ermöglicht oder behindert.
Überarbeiten Sie die Prozesse neu, um den besten Weg zum Erstellen einer effizienteren Abteilungsstruktur zu bestimmen. Diese Überarbeitungen sollen die Zufriedenheit der Kunden und Stakeholder verbessern und die Effizienz steigern. Die Kostensenkung kann auch ein Teil dieser Ziele sein. Berücksichtigen Sie dies jedoch im Zusammenhang mit der Prozessneugestaltung. Der Personalabbau, der Ihre Fähigkeit zur Durchführung der erforderlichen Prozesse ausnutzt, wird Ihrer Abteilung nicht zum Erfolg verhelfen.
Bestimmen Sie, wo die Organisationsstruktur geändert werden muss. Möglicherweise müssen neue Positionen geschaffen werden, oder es müssen möglicherweise die Rollen und Erwartungen der aktuellen Positionen geklärt werden. Beurteilen Sie, ob Ihre derzeitigen Mitarbeiter über die Fähigkeiten und Fähigkeiten verfügen, um neue Rollen und Anforderungen zu erfüllen. Wenn nicht, müssen Sie einen Trainingsplan entwickeln, um sie auf den neuesten Stand zu bringen, oder neue Mitarbeiter einstellen, um die Sicherheitslücke zu füllen.
Planen Sie Ihre Umsetzungsstrategie. Entwickeln Sie einen Zeitrahmen für die Installation dieser neuen Struktur. Klären Sie, wer in der neuen Abteilungsstruktur über Entscheidungsbefugnisse verfügt. Schreiben Sie ein neues Organigramm und Stellenbeschreibungen, um Ihren Mitarbeitern die Erwartungen zu erläutern. Wenn Sie zusätzliches Personal benötigen, verwenden Sie diese Positionsbeschreibungen, um Sie in die richtige Richtung zu führen.
Wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung, um den Übergang zu planen. Stellen Sie fest, ob es andere Stellen im Unternehmen gibt, die durch die Umstrukturierung der Abteilung entlassen wurden. Wenn die Umstrukturierung zu Entlassungen führt, befolgen Sie die festgelegten Verfahren, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen nicht voreingenommen sind.
Kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern. Ihre Mitarbeiter werden eine Umstrukturierung wahrscheinlich als ein Mittel zum Abbau der Mitarbeiterzahl betrachten, sodass die Mitarbeiter der Umstrukturierung skeptisch gegenüberstehen. Indem Sie sie auf dem Laufenden halten, verringern Sie sowohl den Einfluss der Gerüchteküche als auch die Gewissheit, dass ein Plan vorhanden ist, der nicht nur die Anzahl der Abteilungen verringert.
