Unternehmen erfassen alle Buchungsvorgänge mithilfe von Ledgern. Ein Hauptbuch enthält die Salden aller Konten, die das Unternehmen für die Finanzbuchhaltung verwendet, und bildet den zentralen Ort für die Meldung von Finanztransaktionen. Nebenbücher enthalten detaillierte Informationen zu ausgewählten Konten. Der Saldo jedes Nebenbuchs muss dem Saldo des entsprechenden Kontos im Hauptbuch entsprechen. Mehrere Vorteile bestehen, wenn Unternehmen Nebenbücher verwenden.
Arten von Nebenbüchern
Unternehmen integrieren verschiedene Arten von Nebenbüchern in ihre Buchhaltungssysteme. Gemeinsame Nebenbücher umfassen ein Debitorenbuch und ein Debitorenbuch. Ein Debitorenbuch enthält Einzelkonten, die für jeden einzelnen Kunden gelten. Jeder Kreditverkauf wird zusammen mit jeder Zahlung auf dem jeweiligen Kundenkonto verbucht. Jedes Kundenkonto enthält einen aktuellen Kontostand. Die aktuellen Salden aller Kunden summieren sich auf den gesamten Forderungssaldo. Das Debitorenbuch enthält alle Konten für jeden Lieferanten. Jede eingegangene Rechnung und jede Zahlung wird für jedes bestimmte Lieferantenkonto erfasst. Jedes Kreditorenkonto enthält einen aktuellen Kontostand. Die aktuellen Salden aller Anbieter summieren sich auf den Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
Genaue Information
Ein Vorteil bei der Verwendung eines Nebenbuchs ist die detaillierte Information im Nebenbuch. Jeder im Debitorenbuch erfasste Kreditor enthält detaillierte Transaktionsinformationen. Das Konto enthält jede Rechnung, das Eingangsdatum, den Dollarbetrag und jede an den Verkäufer gesendete Zahlung.
Steuerung
Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines Nebenbuchs besteht in der Kontrolle eines Unternehmens mit den im Nebenbuch enthaltenen Finanzinformationen. Ein Debitorenbuch ermöglicht dem Kreditmanager und dem Debitorenpersonal die Kontrolle der aktuellen Salden jedes Kunden. Wenn ein Kunde eine Belastung anficht, kann der Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung die Transaktionen auf diesem Konto überprüfen und feststellen, ob der Streitfall gültig ist.
Eingeschränkter Zugang
Die Beschränkung des Zugriffs von Mitarbeitern auf ausgewählte Konten bietet einen weiteren Vorteil der Verwendung von Nebenbüchern. Mithilfe von Computersystemen können Unternehmen den Zugriff der Mitarbeiter auf bestimmte Konten einschränken, für die sie verantwortlich sind. Die anderen Mitarbeiter sind nicht in der Lage, die Details der im Nebenbuch enthaltenen Konten einzusehen. Dadurch kann das Unternehmen die Vertraulichkeit von Kunden- oder Kreditorenkonten pflegen.
