Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten erwerben, haben Sie wahrscheinlich ein Interesse an Ihren monatlichen Transaktionen mit diesen Unternehmen. Gleiches gilt für alle Kunden, die von Ihnen als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen kaufen. Um eine detaillierte Abrechnung der monatlichen Aktivitäten eines Kunden oder Kunden zu ermöglichen, bieten viele Unternehmen einen Kontoauszug an. Obwohl einige Unternehmen sie immer noch per E-Mail versenden, können sie auch per E-Mail oder über ein Webportal bereitgestellt werden. Das Dokument dient der Höflichkeit und hilft Ihren Kunden, ihre eigenen Bücher zu balancieren.
Tipps
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Ein Kontoauszug ist ein Beleg, der einem Kunden eine Abrechnung aller Transaktionen innerhalb eines bestimmten Abrechnungszyklus anzeigt.
Was ist ein Kontoauszug?
Ein Kontoauszug enthält eine Liste der Transaktionen eines Kunden für einen bestimmten Zeitraum. Ähnlich wie der Kontoauszug, den Sie für Ihre eigenen Finanztransaktionen erhalten, enthält ein Kontoauszug das Start- und Enddatum, den Anfangssaldo, den Endsaldo sowie alle zwischen diesen beiden Zeitpunkten erfolgten Belastungen und Gutschriften.
Im Allgemeinen senden Unternehmen einen Kontoauszug nur an Kunden, die über ein Konto verfügen und die entsprechenden Vereinbarungen unterzeichnet haben. Abhängig von Ihren persönlichen Vorlieben können Sie sich entscheiden, Kontoauszüge nur an diejenigen zu senden, die in einem bestimmten Monat aktiv waren. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie einige Kunden haben, die nicht jeden Monat bei Ihnen einkaufen. Es erspart Ihnen den zusätzlichen Aufwand, Kontoauszüge mit Null-Salden zu versenden.
Kontoauszug formatieren
Wenn Sie noch nie einen Kontoauszug erstellt haben, wissen Sie möglicherweise nicht, wie Sie ihn formatieren sollen. Die gute Nachricht ist, dass es zahlreiche Vorlagen gibt, die Ihnen helfen können, darunter auch einige in Microsoft Word. Es muss lediglich die Wörter "Kontoauszug" oben enthalten sein und den Namen und die Adresse des Kunden unter "bis" und Ihren Namen und die Adresse unter "von" enthalten. Sie werden dann jede Transaktion detailliert, die im Monat stattgefunden hat. einschließlich aller Einkäufe und Gutschriften und Aufrechterhaltung eines laufenden Kontostands in der rechten Spalte Im unteren Bereich sollten ein Gesamtbetrag sowie Anweisungen zur Zahlung aufgeführt werden.
Wenn Ihr Kunde automatisch in Rechnung gestellt wird, machen Sie dies auf der Erklärung klar. Dies ist nur eine Information. Ihre Kunden können sich mit einem Stapel von Rechnungen und Kontoauszügen befassen und haben keine Zeit, ihre eigenen Unterlagen zu sortieren, um festzustellen, ob sie bereits bezahlt haben oder nicht. Wenn Sie am unteren Rand eine Rechnung beifügen müssen, um zu vermeiden, dass für diejenigen, die automatisch zahlen, separate Anweisungen gedruckt werden, vermerken Sie auf dieser Rechnung, dass die Zahlung belastet wird, um doppelte Zahlungen zu vermeiden.
Was ist ein Kontoauszug und sein Zweck?
Wenn Unternehmen Kontoauszüge ausstellen, tun sie dies oftmals als Annehmlichkeit für die Kunden, auch wenn dies zusätzliche Kosten verursacht, insbesondere wenn Sie es per Post versenden. Die Kosteneffizienz dieser Art von Höflichkeit kann fragwürdig sein, es sei denn, Sie können sie direkt auf eine Erhöhung der Rechnungskosten Ihrer Kunden zurückführen. Wenn sie ständig eine Benachrichtigung über ihre Transaktionen erhalten, zusammen mit einer Rechnung, die das Bezahlen erleichtert, können sie die Zahlung tatsächlich überweisen, anstatt sie zur Seite zu stellen, bis sie überprüfen können, was sie im Vormonat gekauft haben.
Auf Kundenseite dient ein Kontoauszug dazu, die Buchhaltung zu vereinfachen. Ihre Kunden haben wahrscheinlich jeden Monat eine Reihe von Rechnungen, was bedeutet, dass Ihre Rechnung eine von vielen ist. Die Informationen, die Sie bereitstellen, können leicht mit ihren eigenen Büchern verglichen werden. Im Laufe des Jahres können sie sich historische Daten zu Ihrem Geschäft ansehen, die sie mit Ihnen tätigen, und diese Informationen verwenden, um zukünftige Budgetvorhersagen festzulegen.
Kontoauszugsbeispiele
Das beste Beispiel für einen Kontoauszug ist der Kontoauszug, den Sie jeden Monat erhalten. Sie erhalten dies für alle Ihre Konten, einschließlich Ihrer persönlichen Bankkonten, Ihrer Anlagekonten, Ihrer Kreditkarten und Ihrer eigenen Geschäftskonten. In der Regel gibt es ein Anfangs- und Enddatum, einen Anfangssaldo, einen Endsaldo und ein Protokoll aller Transaktionen, die in diesem Zeitraum stattgefunden haben.
Wie beim Kontoauszug Ihres Unternehmens kann ein Kontoauszug in Papierform per Post oder online eingesehen werden. Wenn es sich um Ihre Kreditkarte handelt, wird am Ende des Kontoauszugs wahrscheinlich eine Rechnung mit dem zu zahlenden Betrag und dem Fälligkeitsdatum angezeigt. Im Gegensatz zu Kontoauszügen kann Ihr Kontoauszug auch dann erscheinen, wenn Sie für den Monat keine Transaktionen durchgeführt haben.
Ziele eines Kontoauszugs
Das Ziel eines Kontoauszugs ist Transparenz. Kunden möchten alle Transaktionen sehen, die im Laufe des Jahres in ihren Konten protokolliert werden. Vor dem Online-Banking haben Kunden ihre Transaktionen in einem Scheckregister nachverfolgt und den Betrag abgeglichen, als die monatliche Abrechnung in der Post eingegangen ist. Wenn sie vergessen haben, eine Transaktion zu protokollieren, wird sie in der Anweisung angezeigt und kann den Fehler schnell beheben. In ähnlicher Weise verfolgten die Unternehmen ihre Finanztransaktionen in papiergebundenen Ledgern und überprüften die Beträge mit der Monatsabrechnung.
Die Technologie hat das alles geändert. Unternehmen und Privatpersonen können sich jetzt rund um die Uhr einloggen und die neuesten Informationen zu Transaktionen anzeigen. Es besteht keine Notwendigkeit, eine laufende Zählung durchzuführen, aber wenn sie wirklich auf dem neuesten Stand bleiben möchten, können sie ihre Konten einrichten, um sie jedes Mal darauf aufmerksam zu machen, wenn eine neue Transaktion erscheint. Für Unternehmen macht Buchhaltungs- und Buchhaltungssoftware einen einfachen Überblick über alle Geschäftsausgaben.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsstellung und Rechnungsstellung?
Da Kontoauszüge unten eine Rechnung enthalten können, kann dies leicht mit einer Rechnung oder Rechnung verwechselt werden. Sie stellen möglicherweise fest, dass Ihre monatliche Kabelrechnung beispielsweise Informationen zu den verschiedenen Gebühren enthält. Außerdem befindet sich unten ein Abreißbeleg für die Überweisung, wenn Sie nicht elektronisch zahlen. Dies ist eine Rechnung und keine Kontoauszug, da nicht jede Transaktion detailliert beschrieben wird, die während des Kontoauszugszeitraums auf Ihr Konto gestoßen ist.
Der Unterschied zwischen Rechnungen und Rechnungen kann jedoch noch subtiler sein. Die Begriffe werden oft austauschbar verwendet, aber der Unterschied liegt in der Art und Weise, wie der Empfänger auf sie verweist.Ein Unternehmen fordert häufig eine Rechnung an, die ein Beleg für die Verschuldung einer Person gegenüber einer anderen ist. Es ist selten, dass Sie sehen, dass eine Person ihre Kabelrechnung eine Rechnung nennt, und wenn sie in der Post ankommt, wird sie normalerweise als Rechnung gekennzeichnet, wohingegen eine Rechnung normalerweise mit der Kopfzeile "Rechnung" erscheint.
Ein weiterer Unterschied zwischen den beiden ist, dass eine Rechnung als eine Form von Kredit betrachtet werden kann. Der Kunde hat eine bestimmte Zahlungsfrist, nachdem die Produkt- oder Serviceanfrage erfüllt wurde. Eine Rechnung dagegen ist mit einer sehr strengen Frist fällig. Wenn Sie nach dem Abendessen eine Rechnung in einem Restaurant erhalten, ist diese Frist sofort gültig. Allerdings kann Ihre Wasserrechnung technisch als Rechnung bezeichnet werden, da Sie bis zu ein paar Wochen Zeit haben, um die Rechnung zu bezahlen. Das bedeutet, dass das Versorgungsunternehmen Ihnen als wiederkehrenden Kunden Gutschriften gewährt. Hier kann der Unterschied zwischen den beiden trübe sein.
Wie lange dauert ein monatlicher Abrechnungszyklus?
Kontoauszüge folgen einem Abrechnungszyklus, der von den Präferenzen des Unternehmens abhängt, das sie ausgibt. Ein Abrechnungszyklus ist definiert als der Zeitraum zwischen einem Abrechnungsdatum und dem nächsten. Jeder Abrechnungszyklus hat einen klaren Anfang und ein klares Ende, und der neue Zyklus beginnt, sobald der vorherige abgeschlossen ist. Wenn Anweisungen an Kunden gesendet werden, liegen sie im Allgemeinen nicht am Tag des Zyklusende in der Hand, aber das Start- und Enddatum des Zyklus wird im Allgemeinen darauf gedruckt.
Die Abrechnungszyklen entsprechen in der Regel den Industriestandards, so dass es bei der Suche helfen kann. Ihre Abrechnungszyklen können zwischen 20 und 45 Tagen liegen. Es kann jedoch einfacher sein, Ihren Kontoauszugszyklus im 30-Tage-Bereich festzulegen. Sie können sich auch dafür entscheiden, einen monatlichen Abrechnungszyklus zu verfolgen, indem Sie Ihre Kontoauszüge versenden. Dies bedeutet, dass sie entweder am ersten Tag des Monats oder am letzten Tag des Monats beginnen.
Behandlung verspäteter Zahlungen
Leider wird es gelegentlich mindestens einen Kunden geben, der verspätet arbeitet. Sie können verspätete Mitteilungen senden oder sogar das Telefon abnehmen und anrufen. In diesem Fall kann jedoch oft eine Kontoauszugskontrolle erfolgen. Ihr Kunde möchte möglicherweise genau wissen, wie hoch die Gebühren sind. Sie werden möglicherweise auch zu einer anderen Abteilung weitergeleitet, wo diese Fachleute eine Zusammenfassung der noch nicht bezahlten Artikel wünschen.
Wenn das Konto über einen längeren Zeitraum immer noch nicht bezahlt wird, wird es erforderlich, die Rechnung den Inkasso-Konten zu übergeben. Ein Kontoauszug kann verwendet werden, um genau zu beschreiben, was geschuldet wird, da es an den Drittanbieter-Service übergeben wird, der versucht, die Gebühren einzuholen. Sie müssen auch Zinsen für die überfälligen Zahlungen zahlen, wie in Ihrer Rechnung oder dem ursprünglichen Vertrag, den Sie mit dem Kunden unterzeichnet haben, beschrieben ist. Wenn Sie jemals jemanden vor Gericht bringen müssen, ist eine detaillierte Aufstellung aller Transaktionen unerlässlich.
Elektronische Kontoauszüge
Kunden setzen zunehmend auf elektronische Kommunikation, einschließlich Rechnungen und Kontoauszüge. Sie können Ihren Kontoauszug per E-Mail an den von Ihnen angegebenen Termin per E-Mail senden. Die Chancen stehen gut, dass er damit zufrieden ist. Einige Unternehmen fanden es jedoch effektiver, ein Online-Portal einzurichten. Alle Stammkunden erhalten die Möglichkeit, einen Benutzernamen und ein Passwort einzurichten. Sie können sich so oft anmelden, wie sie auf aktualisierte Kontoinformationen zugreifen möchten, Produkte oder Dienstleistungen anfordern, Hilfe zu einem Problem erhalten und vieles mehr.
Der größte negative Aspekt eines Portalansatzes besteht darin, dass der Kunde zusätzliche Anstrengungen unternehmen muss, um ein Profil einzurichten und sich daran zu erinnern, sich einzuloggen. Wenn Sie dies so arrangieren, kann es hilfreich sein, sicherzustellen, dass die Kunden bei jedem neuen Artikel benachrichtigt werden ist geposted. Wenn dies nicht möglich ist, funktioniert ein E-Mail-basierter elektronischer Ansatz für Kontoauszüge möglicherweise besser.
Aussagen zur Kontosicherheit
Banken erkennen, dass Identitätsdiebstahl ein echtes Problem für ihre Mitglieder ist, und ergreifen Maßnahmen, um Informationen so sicher wie möglich zu halten. Für Unternehmen sollte dieselbe Höflichkeit für Kontoauszüge gelten, die Sie an Ihre eigenen Kunden senden. Denken Sie über den Verstand eines Verbrechers nach und stellen Sie sicher, dass die enthaltenen Informationen nicht ausreichen, um Identitätsdiebstahl zu begehen, wenn die Rechnung in die falschen Hände gerät.
Dies gilt auch für die von Ihnen erstellten elektronischen Erklärungen. Wenn Sie Ihre Kunden per E-Mail informieren, dass ihre Aussagen jetzt verfügbar sind, stellen Sie sich vor, dass ein Dritter Zugriff auf diese E-Mail erhält. Gibt es ausreichende Informationen für einen Fall von Identitätsbetrug? Wenn Sie das Kennwort eines Kunden erneut senden müssen, senden Sie das Kennwort nicht als E-Mail-Formular. Senden Sie ihnen stattdessen einen Link, über den sie ein neues Passwort einrichten können, und erfragen Sie gegebenenfalls die Angabe von Informationen für alle, die einen Reset benötigen. Sie können darum bitten, dass sie den Namen des Kontoinhabers, die Straße, den Mädchennamen der Mutter oder eine andere Art von Prüfer kennen.
